Projektabschluss

Unsere Förderrichtlinien schreiben vor, dass Sie als Projektträger uns die vertragsgemäße Mittelverwendung durch einen Verwendungsnachweis belegen müssen. Der Nachweis besteht aus einem Sachbericht und Projektabrechnungen.

Wir geben Ihnen hier eine Übersicht zum Verwendungsnachweis, die kompletten Erläuterungen finden Sie hier als PDF.

Falls Sie darüber hinaus noch Fragen haben, zögern Sie nicht, uns anzusprechen:
Telefom 0228.24 33 50 oder per E-Mail info@sue-nrw.de.

Formulare zum Projektabschluss

Zwischenverwendungsnachweis und Endverwendungsnachweis

Projekte mit einer Laufzeit bis zu zwölf Monaten

Bei diesen Projekten müssen Sie einen Endverwendungsnachweis erstellen. Sofern im Fördervertrag nichts anderes festgelegt ist, muss er uns spätestens zwei Monate nach Projektende vorliegen.

Projekte mit einer Laufzeit von mehr als zwölf Monaten

Bei diesen Projekten müssen Sie, wenn nicht anders vereinbart,  nach jeweils zwölf Monaten einen Zwischenverwendungsnachweis erstellen und am Ende einen Endverwendungsnachweis.

Bei einem Projektvolumen bis zu 10.000 Euro muss der Endverwendungsnachweis normalerweise spätestens zwei  Monate nach Projektende vorliegen , sonst nach vier Monaten.

Maßgeblich ist die Abgabefrist, die im Fördervertrag vereinbart ist.

Sachbericht

Im Sachbericht schildern Sie uns den Projektverlauf und seine Ergebnisse unter inhaltlichen und fachlichen Gesichtspunkten. Wir empfehlen Ihnen, dabei dieser Struktur zu folgen:

a)
Allgemeine Angaben
Organisationsname, Projektverantwortliche, unser Aktenzeichen und die Bezeichnung des Projektes, tatsächliche Dauer des Projektes.

b)
Zielgruppen
Welche Zielgruppen haben Sie tatsächlich erreicht und in welchem Umfang?

c)
Ergebnisse und Zielerreichung
Welche Ergebnisse haben Sie in welchem Umfang und mit welcher Qualität erreicht? Bitte bewerten Sie auch, in welchem Umfang Sie den allgemeinen Zielen näher gekommen sind.

d)
Aktivitäten/Projektverlauf
Bitte schildern Sie hier die geplanten und die tatsächlich realisierten Aktivitäten und ggf. die Gründe für die Abweichungen. Benennen Sie aufgetretene Probleme und eventuelle Lösungen sowie wichtige Erfahrungen

e)
Öffentlichkeit
Welche Aktivitäten haben Sie im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit entfaltet, mit wlecher Resonanz?
Falls Sie es im Laufe des Projektes noch nicht gemacht haben, erstellen Sie einen Pressespiegel mit den Berichten über Ihr Projekt in Zeitungen, Zeitschriften, auf Webseiten und in möglichen anderen Medien.

f)
Schlussfolgerungen/Perspektiven
Beim Zwischenverwendungsnachweis schildern Sie bitte, welche Schlussfolgerungen Sie für den weiteren Projektverlauf ziehen.
Beim Endverwendungsnachweis schildern Sie bitte, welche Perspektiven sich aus dem Projekt insgesamt ergeben.

Projektabrechnung

Belege
Alle Ausgaben müssen durch Belege (z.B. Rechnungen, Barquittungen, Fahrkarten) nachgewiesen werden. Bitte reichen Sie uns nur Kopien ein. Bei Bedarf fordern wir die Originalbelege nach.

Zahlungsnachweise
Bei jeder durch einen Beleg nachgewiesenen Ausgabe muss außerdem die tatsächliche Zahlung nachgewiesen werden. Diesen Nachweis erbringen Sie durch eine Kopie des Kontoauszuges oder bei Barzahlung durch die Quittung.

Bei Personalkosten gelten besondere Bedingungen (Details in den kompletten Erläuterungen zum Verwendungsnachweis).

Beleglisten
Bitte nummerieren Sie die Belege durch und verzeichnen Sie sie in den dafür vorgesehenen Beleglisten. Für jede Zeile unseres Kostenplans (1. Personalkosten, 2. Arbeitsplatzkosten, 3. Sachkosten) gibt es hier ein passendes Formular.

Bitte schicken Sie uns die ausgefüllten Beleglisten auch in elektronischer Form zu.

Honorare
Werden Projektaufgaben von Honorarkräften durchgeführt, so sollen mit diesen Honorarverträge abgeschlossen werden. Dort sollte auch geregelt werden, ob Reisekosten und andere Nebenkosten bereits mit dem Honorar abgegolten sind oder nicht. Wenn sie nicht abgegolten sind, müssen über diese Kosten separate Abrechnungen und Belege bzw. Zahlungsnachweise vorgelegt werden.

Neben der Kopie des Honorarvertrages benötigen wir die Kopien der Zahlungsnachweise (Kontoauszüge oder Barquittungen) über die ausgezahlten Honorare.

Das Formular für einen einfachen Honorarvertrag finden Sie hier.

Beiträge zur Künstersozialkasse
Wenn Sie als Projektträger Abgaben an die Künstlersozialkasse (KSK) leisten müssen (z. B. bei Aufträgen an selbstständige Künstler, Texter, Grafiker oder Webdesigner), können diese in die Kalkulation der förderfähigen Projektkosten einbezogen werden.

Bitte beachten Sie, dass es für die Abgabepflicht keine Rolle spielt, ob der jeweilige Künstler bzw. Auftragnehmer bei der KSK versichert ist.

Ein Formular zu den KSK-Abgaben finden Sie hier.

Weitere Informationen zur Abgabepflicht unter www.kuenstlersozialkasse.de

Eigenleistungen/Ehrenamtliche Leistungen
Eigenleistungen in Form von ehrenamtlicher Arbeit oder von Sachleistungen, die bei der Finanzierung anerkannt werden sollen, müssen belegt werden. Ehrenamtliche Arbeit muss durch entsprechende Nachweise („Stundenzettel“) belegt werden, aus denen detailliert hervorgeht, wann die betreffende Person was gemacht hat. Einfache ehrenamtliche Arbeit kann mit 10 Euro pro Stunde, qualifizierte ehrenamtliche Arbeit mit 17,90 Euro pro Stunde valorisiert werden.

Ein Nachweisformular für ehrenamtliche Arbeit finden Sie hier.

Bei Sachleistungen muss die Eigentumsübertragung an den Projektträger bescheinigt werden.

Raumkosten

Zur Anerkennung von Raumkosten für den Arbeitsplatz benötigen wir Kopien der entsprechenden Belege. Außerdem benötigen wir eine von Ihnen unterzeichnete Erklärung, aus der hervorgeht, welcher Anteil an Ihrer Bürofläche innerhalb welcher Zeit für das Projekt genutzt wird.

Ein Formular zu den Raumkosten finden Sie hier.

Reisekosten

Über jede Reise oder projektbedingte Fahrt muss eine Reisekostenabrechnung erstellt werden, aus der hervorgeht, wer wann von wo nach wo aus welchem Grund gereist ist.

Bei Fahrten mit dem eigenen KFZ können wir 0,30 Euro pro km anerkennen. Kopien von Fahrkarten müssen mit eingereicht werden. Bei Flugtickets benötigen wir die Kopie des Tickets sowie die Kopie der Rechnung des Reisebüros oder der Fluggesellschaft mit zugeordneten Zahlungsbelegen.

Formulare für die Reisekosten-Abrechnung finden Sie hier.

Privatübernachtung

Wurden am Projekt aktiv beteiligte Personen bei einer Projektveranstaltung privat untergebracht, dann können Übernachtungen einschließlich Frühstück mit 25 Euro pro Übernachtung angerechnet werden.

Den entsprechenden Vordruck für die Privatunterbringung finden Sie hier.

Bewirtungen

Bewirtungen sind nur dann anerkennungsfähig, wenn sie im Zusammenhang mit Veranstaltungen oder im Rahmen der Begleitung von Projektgästen vorgenommen werden. Bewirtungskosten im Zusammenhang mit internen Meetings können nicht anerkannt werden.

Ein Formular zur Abrechnung von Bewirtungskosten finden Sie hier.

Auftragsvergabe

Bei Aufträgen an externe Unternehmen zur Erbringung von Dienstleistungen oder zur Lieferung von Produkten mit einem Wert ab 3.000 Euro müssen Sie Kostenvoranschläge von mindestens drei Anbietern einholen. Ausnahmen bedürfen einer besonderen Begründung. Bitte fragen Sie uns dazu.

Verwaltungskosten

Im Kostenplan vereinbarte Verwaltungskosten werden pauschal erstattet und müssen nicht belegt werden.

Informationen zur Verwaltungskostenpauschale finden Sie hier.