Hinweise zum Projektabschluss für Kleinprojekte

Unsere Förderrichtlinien schreiben vor, dass Sie als Projektträger uns die vertragsgemäße Mittelverwendung durch Sachberichte und Projektabrechnungen nachweisen müssen. Für Kleinprojekte gelten vereinfachte Regelungen, dazu hier einige Hinweise.

Formulare zum Projektabschluss

Abgabezeitpunkt

Sofern im Fördervertrag nichts Anderes festgelegt ist, muss Ihr Verwendungsnachweis vier Wochen nach Projektabschluss bei uns vorliegen.

Sachbericht

Im Sachbericht schildern Sie, was Sie im Rahmen des Projekts gemacht haben, welche quantitativen und qualitativen Ergebnisse Sie dabei erzielt haben, welche öffentliche Resonanz Sie gefunden haben und welche Probleme aufgetreten sind oder welche besonderen Erfahrungen Sie gemacht haben.

Beleg-Kopien

Alle Ausgaben müssen durch Belege nachgewiesen werden. Wir benötigen jeweils eine Kopie des Belegs. Die Originalbelege verbleiben bei Ihnen. Gegebenenfalls müssen wir auch die Originale vorgelegt bekommen. Bitte nummerieren Sie die Belege durch.

Zahlungsnachweise

Bei jeder Ausgabe muss außerdem die tatsächliche Zahlung nachgewiesen werden. Diesen Nachweis erbringen Sie durch eine Kopie des Kontoauszuges oder – falls Sie die entsprechende Ausgabe bar beglichen haben – durch die Quittung.

Belegliste

Bitte verzeichnen Sie alle Belege in einer Belegliste. Die Belegliste soll folgende Spalten haben:
Beleg-Nr., Datum, Bezeichnung der Ausgabe, Kontoauszug-Nr. oder „bar“, Betrag
In der vorletzten Spalte tragen Sie die Nummer des Kontoauszuges ein, mit dem die Zahlung nachgewiesen wird, oder machen den Vermerk „bar“, wenn Sie die Zahlung bar geleistet haben.

Eine Excel-Vorlage zur Kleinprojekte-Belegliste finden hier.

Bitte schicken Sie uns Ihre ausgefüllte Belegliste auch in elektronischer Form zu.

Honorare

Werden Projektaufgaben von Honorarkräften durchgeführt, so sollen mit diesen Honorarverträge abgeschlossen werden. Dort sollte auch geregelt werden, ob Reisekosten und andere Nebenkosten bereits mit dem Honorar abgegolten sind oder nicht. Wenn sie nicht abgegolten sind, müssen über diese Kosten separate Abrechnungen und Belege bzw. Zahlungsnachweise vorgelegt werden.

Neben der Kopie des Honorarvertrages benötigen wir die Kopien der Zahlungsnachweise (Kontoauszüge oder Barquittungen) über die ausgezahlten Honorare.

Ein Formular für einen einfachen Honorarvertrag finden Sie hier.

Beiträge zur Künstlersozialkasse

Wenn Sie als Projektträger Abgaben an die Künstlersozialkasse (KSK) leisten müssen (z. B. bei Aufträgen an selbstständige Künstler, Texter, Grafiker oder Webdesigner), können diese in die Kalkulation der förderfähigen Projektkosten mit einbezogen werden.

Bitte beachten Sie, dass es für die Abgabepflicht keine Rolle spielt, ob der jeweilige Künstler bzw. Auftragnehmer bei der KSK versichert ist.

Ein Formular zu den KSK-Abgaben finden Sie hier.

Weitere Informationen zur Abgabepflicht unter www.kuenstlersozialkasse.de

Eigenleistungen und ehrenamtliche Arbeit

Eigenleistungen in Form von ehrenamtlicher Arbeit oder in Form von Sachleistungen müssen belegt werden, wenn sie bei der Finanzierung anerkannt werden sollen. Ehrenamtliche Arbeit muss durch entsprechende Stundenzettel belegt werden, aus denen konkret hervorgeht, wann die betreffende Person was wie lange gemacht hat. Bei Sachleistungen muss die Übertragung an den Projektträger bescheinigt werden.

Ein Nachweisformular für ehrenamtliche Arbeit finden Sie hier.

Reisekosten

Über jede Reise oder projektbedingte Fahrt muss eine Reisekostenabrechnung erstellt werden, aus der hervorgeht, wer wann von wo nach wo aus welchem Grund gereist ist. Formulare dazu finden Sie hier.

Bei Fahrten mit dem eigenen KFZ können wir 0,30 € pro km anerkennen. Kopien von Fahrkarten müssen mit eingereicht werden. Bei Flugtickets benötigen wir die Kopie des Tickets sowie die Kopie der Rechnung des Reisebüros oder der Fluggesellschaft mit zugeordneten Zahlungsbelegen.

Verwaltungskosten

Im Kostenplan vereinbarte Verwaltungskosten werden in der Regel pauschal ohne Belege erstattet. Informationen zur Verwaltungskostenpauschale finden Sie hier.

Die Hinweise als PDF