Förderung / Durchführung
Förderung / Durchführung
Version 2.02 – letztmalig geändert am 22.03.2023
Die Fördermittel, die Sie von uns bekommen, erfordern einen wirtschaftlichen und sparsamen Umgang sowie eine sachgerechte, zweckentsprechende Verwendung der Mittel. Außerdem müssen Sie die Mittelverwendung uns gegenüber transparent und nachvollziehbar darstellen und belegen können. Um sie dabei zu unterstützen, haben wir die folgenden Regelungen getroffen, die bei der Durchführung der Projekte zu beachten sind.
Für einen transparenten Nachweis ist es zudem wichtig, dass Belege und Zahlungsbelege gut geordnet sind. Diese beiden Dokumente müssen einander über das Zahlungsdatum und den Betrag eindeutig und übersichtlich zuzuordnen sein.
Bei Zahlungen, in denen die Beträge nicht übereinstimmen, da mehrere Belege zusammengefasst wurden (häufig bei Erstattungen), müssen Sie Transparenz durch entsprechende Aufstellungen oder Hinweise herstellen, siehe Erstattungen.
Einführung:
Verbindliche Vergaberegeln helfen, die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit, Sparsamkeit, Transparenz, Gleichbehandlung und des Wettbewerbs bei der Anschaffung von Gütern und bei der Beauftragung von Dienstleistungen (inklusive Honorarverträge) einzuhalten und das Vorgehen bei der Vergabe für externe Prüfungen zu dokumentieren.
Auf Projektmanagementebene werden Vergaberegeln jedoch häufig als zeitaufwändig, mühselig und wenig zweckdienlich empfunden. Eine durchdachte, transparente und mit entsprechendem Vorlauf geplante Auftragsvergabe kann aber entscheidende Vorteile für die Projektdurchführung haben. Insbesondere, wenn Sie vorab klar beschreiben, welche Leistungen Sie erwarten (sog. Leistungsbeschreibung), nach welchen Qualitätskriterien Sie die Angebote auswählen wollen und welche Eignung die Anbieter erfüllen müssen, können Sie Verzögerungen in der Beauftragung und auch Missverständnisse und Streitigkeiten bei der Auftragsdurchführung vermeiden, was zu einem reibungslosen Ablauf im Projekt beiträgt.
Auch die Herstellung von Wettbewerb mit entsprechenden Markterkundungen und Preisrecherchen ist auf lange Sicht ein Vorteil für die Projekttätigkeiten von Organisationen. Das Ergebnis muss nicht zwingend ein Wechsel des gewohnten Dienst- oder Lieferleisters sein, es ist aber entscheidend, den Markt zu kennen und auch andere Angebote sowie neue Wege zur Auftragsdurchführung in Betracht zu ziehen.
Nicht zuletzt dienen Vergaberichtlinien zur Korruptionsprävention. So wird möglicher Kritik an willkürlicher Vergabe und ungerechtfertigter Bevorzugung Einzelner durch Entscheidungsträger:innen in geförderten Organisationen entgegengewirkt.
Vergaberichtlinien in der Stiftung:
Folgende Vergaberegeln sind für Aufträge in Förderprojekten der Stiftung verbindlich.
Je nach Höhe des geschätzten Auftragswertes gelten dann folgende Regeln
Wichtiger Hinweis: Es besteht Dokumentationspflicht zu allen Vergaben ab einem Auftragswert von 500 Euro!
Bitte beachten Sie, dass bei fehlenden oder mangelhaften Dokumentationen Kosten ggf. von uns nicht anerkannt werden können! Die notwendigen Informationen zur Dokumentation in den unterschiedlichen Wertgrenzen können Sie unseren Vergabeformularen entnehmen. Wenn Sie kein eigenes Formular haben oder geeignete Formulare anderer Geber nutzen, sind die Formulare der Stiftung verpflichtend.
Aufträge bis zu 500 EUR (Nettowert)
Bis zu 500 EUR können Aufträge ohne Dokumentation vergeben werden.
Aufträge zwischen 500 und 4.999 EUR (Nettowert)
Sie müssen die Wirtschaftlichkeit einer Auftragsvergabe durch entsprechende Preisrecherchen nachweisen und entsprechend dokumentieren.
Nutzen Sie den entsprechenden Vergabevermerk.
Eine schriftliche Einholung von Angeboten ist nicht zwingend notwendig, es muss aber nachgewiesen werden, dass unterschiedliche Anbieterpreise ermittelt wurden. Die unterschiedlichen Wege und Ergebnisse der Preisrecherche können im Vergabevermerk dokumentiert werden. Bitte bewahren Sie eventuelle Belege (E-Mails, Angebote etc.) auf.
Eine Direktbeauftragung (ohne Vergleichsangebote) ist in dieser Wertgrenze in Ausnahmefällen zulässig, muss aber gesondert begründet werden. Besondere Ausnahmetatbestände sind z.B. nachweislich niedrigere Preise (vorteilhafte Gelegenheit) oder ein Alleinstellungsmerkmal des Dienstleisters oder eines Produkts, aber auch Umwelt- und Nachhaltigkeitskriterien dürfen hier herangezogen werden.
Aufträge ab 5.000 bis 25.000 EUR (Nettowert)
Es sind mindestens bei drei Unternehmen schriftliche Angebote anzufragen. Nachgewiesene schriftliche Absagen können entsprechend berücksichtigt werden.
Sie müssen die Auftragsvergabe schriftlich dokumentieren.
Nutzen Sie unseren entsprechenden Vergabevermerk.
Es muss sowohl eine Begründung für die Notwendigkeit der beauftragten Leistung als auch eine Begründung der Vergabeentscheidung für das wirtschaftlichste Angebot dokumentiert werden. Die schriftlichen Angebote sind Teil der Auftragsvergabe und müssen aufbewahrt werden.
Wenn in einzelnen Fällen nach Art und Umfang der Leistung nur ganz bestimmte Unternehmen oder Einzelpersonen (weniger als drei) für eine Auftragsvergabe in Frage kommen, müssen Sie im Vergabevermerk besonders begründen, warum Sie weniger oder keine Vergleichsangebote eingeholt haben. Bitte nehmen Sie in solchen Fällen mit uns Kontakt auf.
Aufträge ab 25.000 (Nettowert)
Für eine reibungslose Auftragsvergabe in diesen Wertgrenzen sind die formellen, inhaltlichen und organisatorischen Anforderungen an die Durchführung der Vergabe hoch. Falls eine solche Auftragserteilung in Ihrem Projekt ansteht, nehmen Sie bitte vorher Kontakt mit uns auf. Wir beraten Sie – zugeschnitten auf den konkreten Fall – und stellen entsprechende Dokumentationsformulare zur Verfügung.
Rahmenverträge:
Für wiederholt erforderliche Einkäufe von Dienstleistungen wie z.B. Layout, Druck etc. kann eine Ausschreibung erstellt werden und ein für mehrere Jahre gültiger Rahmenvertrag mit dem entsprechend wirtschaftlichsten Anbieter abgeschlossen werden. Wichtig ist dabei, dass eine detaillierte Leistungsbeschreibung vorliegt, in der der Bedarf Ihrer Organisation umfassend beschrieben ist. Wenn Sie z.B. bei Druckereien Rahmenangebote nur für den Druck von Flyern und Broschüren eingeholt haben, müssten Sie bei der Vergabe von z.B. Bannern oder Rollups neue Angebote einholen. Das Rahmenangebot muss sowohl die entsprechenden Leistungskategorien enthalten, die dem Bedarf Ihrer Organisation entsprechen, als auch die Abrufbedingungen und Einzelpreise transparent ausweisen. Es müssen für alle Dienstleistungen und Einkäufe Rechnungen für den jeweiligen Auftrag ausgestellt werden, die sich auf den Rahmenvertrag beziehen, jedoch keine weiteren Angebote eingeholt werden.
Für diese Vergabe von Rahmenverträgen gelten unsere Vergaberegelungen in den oben aufgeführten Wertgrenzen. Für die Kostenschätzung bzw. das Auftragsvolumen wird die maximale Schätzung der Leistungsabrufe über die gesamte Laufzeit des Rahmenvertrages zugrunde gelegt, diese Kostenschätzung bildet die Grundlage für die Verfahrensart.
Der Rahmenvertrag soll die maximale Laufzeit von drei Jahren nicht überschreiten.
Auch für Honorarverträge gelten die unter Auftragsvergaben dargestellten Regeln für Ausschreibungen.
Werden Projektaufgaben von Honorarkräften durchgeführt, so müssen mit diesen Honorarverträge abgeschlossen werden. Aus dem Vertrag muss hervorgehen, wie das Honorar kalkuliert wurde (z. B. nach Stunden- oder Tagessätzen).
Diese Verträge mit Honorarkräften müssen mindestens folgende Angaben enthalten:
Für kleinere Aufträge bis 250 Euro (Geltungsbereich für Kleinbetragsrechnungen) stellen wir Ihnen auf unserer Website einen einfachen Muster-Honorarvertrag zur Verfügung, der auch gleich als Rechnung genutzt werden kann. Für größere Aufträge darf dieses Formular nicht genutzt werden –hier werden detailliertere Verträge bzw. ein detailliertes Angebot mit allen oben angegebenen Punkten und einer schriftlichen Bestätigung durch Sie als Auftraggeber benötigt.
Zahlungen im Rahmen von Nebentätigkeiten als Übungsleiter:in, die nicht durch Rechnungen belegt werden können, müssen durch schriftliche Vereinbarungen begründet und entsprechend (etwa durch Beleg der gearbeiteten Stunden) nachgewiesen werden.
Bei Aufträgen an selbständige Künstler, Texter, Grafiker oder Webdesigner fallen Abgaben an die Künstlersozialkasse an. Die Künstlersozialabgabe bezieht sich immer auf den Nettobetrag der Rechnungssumme. Künstlersozialabgaben werden erst im Nachhinein an die Sozialkasse abgeführt, für den Nachweis und die Berechnung können Sie unser Formular Nachweis von Künstlersozialabgaben nutzen. Wir empfehlen Ihnen, die entsprechenden Daten direkt zu erfassen, sobald Sie eine entsprechende Rechnung in die Belegliste eintragen.
Bei Reisekosten (Fahrtkosten und Ausgaben für Unterkunft und Verpflegung) orientieren wir uns an den Bestimmungen des in Nordrhein Westfalen geltenden Landesreisekostengesetzes bzw. am Bundesreisekostengesetz.
Das bedeutet, die Reisen
Für den Nachweis der Reisekosten stellen wir Ihnen das Formular Nachweis von Reisekosten zur Verfügung. Wir erkennen auch den Nachweis auf anderen Formularen an, wenn diese alle für unsere Prüfung notwendigen Informationen zu den Reisekosten enthalten. Mit einer entsprechenden Erläuterung können Sie dabei auch mehrere wiederkehrende und i. d. R. ähnlich verlaufene Reisen zusammenfassen. Entscheidend ist, dass die Darstellung plausibel ist.
Reisekostenerstattungen, die Sie von Dritten erhalten, müssen Sie angeben und verrechnen.
Es gelten im Besonderen folgende Bedingungen für die Anerkennung der Kosten:
Fahrtkosten
Verpflegungsmehraufwand
Übernachtungskosten
Tipp:
Achten Sie bei Hotel-Rechnungen möglichst darauf, dass die reisende Person angegeben wird, jedoch nicht als Rechnungsempfänger. Rechnungsempfänger soll Ihre Organisation sein, und die Zahlung soll bargeldlos durch Überweisung oder über eine Kreditkarte Ihrer Organisation erfolgen. Barzahlungen oder Zahlungen mit privater Kreditkarte sind nur in Ausnahmefällen erlaubt. Das führt zu mehr Transparenz in den Zahlungsflüssen.
Bitte achten Sie in Ihrer Buchhaltung darauf, dass bei Reisekostenabrechnungen neben Zahlungsbelegen auch Fahrkarten und Flugtickets und ggf. Rechnungen des Reisebüros oder der Fluggesellschaft als Belege vorliegen.
Eine Rechnung ist ein Dokument, mit dem über eine Lieferung oder Leistung abgerechnet wird. Sie dient als Beleg für die entstandenen Kosten. Alle Kosten, die in der Projektabrechnung anerkannt werden können, müssen innerhalb des Projektzeitraums entstanden sein, entscheidend ist dafür das Datum der Leistungserbringung, nicht der Rechnungsstellung oder Zahlung.
Auch Kaufbelege wie Fahrkarten und Kassenbons bei Bareinkäufen in einem Geschäft sind in diesem Sinne Rechnungen.
Beauftragen Sie im Rahmen des geförderten Projekts kostenpflichtige Lieferung oder Leistung, so müssen Sie sich für diese Lieferung oder Leistung eine Rechnung ausstellen lassen. Sie sollten als Rechnungsempfänger darauf achten, dass diese Rechnungen die gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben enthalten.
Rechnungen müssen folgende Angaben enthalten:
Werden Projektausgaben von Mitarbeitenden privat vorgestreckt und dann erstattet, müssen diese privaten Zahlungen sowie die entsprechenden Erstattungen bei der Abrechnung durch folgende Belege nachgewiesen werden:
Erstattungen sollten möglichst nur Auslagen für das Projekt umfassen. Sollten darüber hinaus weitere Beträge summiert werden, ist dies transparent darzustellen.
Hinweise zur Darstellung der Förderung durch die Stiftung Umwelt und Entwicklung Nordrhein-Westfalen in Ihrer Öffentlichkeitsarbeit finden Sie unter weitere Regelungen.