Förderung / Durchführung
Förderung / Durchführung
Version 1.03 – letztmalig geändert am 17.07.2020
Die Fördermittel, die Sie von uns bekommen, erfordern einen wirtschaftlichen und sparsamen Umgang sowie eine sachgerechte, zweckentsprechende Verwendung der Mittel. Außerdem müssen Sie die Mittelverwendung uns gegenüber transparent und nachvollziehbar darstellen und belegen können. Um sie dabei zu unterstützen, haben wir die folgenden Regelungen getroffen, die bei der Durchführung der Projekte zu beachten sind.
Verbindliche Vergaberegeln helfen, die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit, Sparsamkeit, Transparenz, Gleichbehandlung und des Wettbewerbs bei der Anschaffung von Gütern und bei der Beauftragung von Dienstleistungen (inklusive Honorarverträge) einzuhalten und das Vorgehen bei der Vergabe für externe Prüfungen zu dokumentieren.
So wird möglicher Kritik an willkürlicher Vergabe und ungerechtfertigter Bevorzugung Einzelner durch Entscheidungsträgerinnen und Entscheidungsträger in geförderten Organisationen entgegengewirkt.
Folgende Vergaberegeln sind für Aufträge in Förderprojekten der Stiftung verbindlich.
Direktauftrag unter EUR 500
Sie müssen die Wirtschaftlichkeit einer Auftragsvergabe unter 500 € einschätzen können und auf Nachfrage begründen. Eine besondere Dokumentationspflicht besteht nicht. Wir empfehlen, Vergleichspreise, z. B. von zugänglichen Angeboten im Internet, zu erfassen und die Auftragsvergabe schriftlich auf unserem Vergabeformular zu dokumentieren.
Aufträge ab EUR 500 bis EUR 4.999
Es sind mindestens drei Unternehmen Angebote einzuholen. Dabei ist die Preisermittlung über eine telefonische Angebotseinholung oder den Ausdruck einer Preisangabe auf der Internetseite von Anbietern ausreichend. Nachgewiesene schriftliche Absagen können wir bei der geforderten Mindestanzahl der Angebote berücksichtigen.
Sie müssen die Auftragsvergabe schriftlich dokumentieren. Wir stellen Ihnen zu diesem Zweck unser Vergabeformular zur Verfügung. Es muss sowohl eine Begründung für die Notwendigkeit der beauftragten Leistung als auch eine Begründung der Vergabeentscheidung über das wirtschaftlichste Angebot enthalten.
Wenn in einzelnen Fällen nach Art und Umfang der Leistung nur ganz bestimmte Unternehmen oder Einzelpersonen (weniger als drei) für eine Auftragsvergabe in Frage kommen, müssen Sie im Vergabevermerk besonders begründen, warum Sie keine Vergleichsangebote eingeholt haben. Bitte nehmen Sie in solchen Fällen mit uns Kontakt auf.
Aufträge ab EUR 5.000 bis EUR 24.999
Sie müssen immer von mindestens drei Unternehmen schriftliche Angebote einholen. Auch nachgewiesene schriftliche Absagen können wir bei der geforderten Mindestanzahl der Angebote berücksichtigen.
Sie müssen die Vergabeentscheidung dokumentieren, wobei dieselben Bedingungen gelten wie bei Vergaben bis 4.999 Euro. Dazu können Sie unser Vergabeformular ausfüllen.
Liefer- und Dienstleistungsaufträge ab EUR 25.000 bis EUR 50.000,
bzw. Bauleistungsaufträge ab EUR 25.000 bis EUR 100.000
In diesen Fällen ist eine sogenannte „Beschränkte Ausschreibung“ durchzuführen und dabei mindestens fünf Unternehmen zu beteiligen. Falls eine solche Auftragserteilung in Ihrem Projekt ansteht, nehmen Sie bitte vorher Kontakt mit uns auf. Wir können Sie – zugeschnitten auf den konkreten Fall – beraten und entsprechende Dokumentationsformulare zur Verfügung stellen.
Liefer- und Dienstleistungsaufträge ab EUR 50.000
bzw. Bauaufträge ab EUR 100.000
Falls eine solche Auftragserteilung in Ihrem Projekt ansteht, nehmen Sie bitte vorher Kontakt mit uns auf. Wir können Sie – zugeschnitten auf den konkreten Fall – beraten und entsprechende Dokumentationsformulare zur Verfügung stellen. Ggf. treffen wir dazu auch eine Regelung im Fördervertrag.
Auch für Honorarverträge gelten die unter Auftragsvergaben dargestellten Regeln für Ausschreibungen.
Werden Projektaufgaben von Honorarkräften durchgeführt, so müssen mit diesen Honorarverträge abgeschlossen werden. Aus dem Vertrag muss hervorgehen, wie das Honorar kalkuliert wurde (z. B. nach Stunden- oder Tagessätzen).
Diese Verträge mit Honorarkräften müssen mindestens folgende Angaben enthalten:
Für kleinere Aufträge stellen wir Ihnen auf unserer Website einen einfachen Muster-Honorarvertrag zur Verfügung. Größere Aufträge brauchen detailliertere Verträge, auch hier können wir Ihnen auf Anfrage gerne einen Mustervertrag zur Verfügung stellen.
Bei Aufträgen an selbständige Künstler, Texter, Grafiker oder Webdesigner fallen Abgaben an die Künstlersozialkasse an. Die Künstlersozialabgabe bezieht sich immer auf den Nettobetrag der Rechnungssumme. Künstlersozialabgaben werden erst im Nachhinein an die Sozialkasse abgeführt, für den Nachweis und die Berechnung können Sie unser Formular Nachweis von Künstlersozialabgaben nutzen. Wir empfehlen Ihnen, die entsprechenden Daten direkt zu erfassen, sobald Sie eine entsprechende Rechnung in die Belegliste eintragen.
Bei Reisekosten (Fahrtkosten und Ausgaben für Unterkunft und Verpflegung) orientieren wir uns an den Bestimmungen des in Nordrhein Westfalen geltenden Landesreisekostengesetzes bzw. am Bundesreisekostengesetz.
Das bedeutet, die Reisen
Für den Nachweis der Reisekosten stellen wir Ihnen das Formular Nachweis von Reisekosten zur Verfügung. Wir erkennen auch den Nachweis auf anderen Formularen an, wenn diese alle für unsere Prüfung notwendigen Informationen zu den Reisekosten enthalten. Mit einer entsprechenden Erläuterung können Sie dabei auch mehrere wiederkehrende und i. d. R. ähnlich verlaufene Reisen zusammenfassen. Entscheidend ist, dass die Darstellung plausibel ist.
Reisekostenerstattungen, die Sie von Dritten erhalten, müssen Sie angeben und verrechnen.
Es gelten im Besonderen folgende Bedingungen für die Anerkennung der Kosten:
Fahrtkosten
Verpflegungsmehraufwand
Übernachtungskosten
Tipp:
Achten Sie bei Hotel-Rechnungen möglichst darauf, dass die reisende Person angegeben wird, jedoch nicht als Rechnungsempfänger. Rechnungsempfänger soll Ihre Organisation sein, und die Zahlung soll bargeldlos durch Überweisung oder über eine Kreditkarte Ihrer Organisation erfolgen. Barzahlungen oder Zahlungen mit privater Kreditkarte sind nur in Ausnahmefällen erlaubt. Das führt zu mehr Transparenz in den Zahlungsflüssen.
Bitte achten Sie in Ihrer Buchhaltung darauf, dass bei Reisekostenabrechnungen neben Zahlungsbelegen auch Fahrkarten und Flugtickets und ggf. Rechnungen des Reisebüros oder der Fluggesellschaft als Belege vorliegen.
Eine Rechnung ist ein Dokument, mit dem über eine Lieferung oder Leistung abgerechnet wird. Sie dient als Beleg für die entstandenen Kosten. Alle Kosten, die in der Projektabrechnung anerkannt werden können, müssen innerhalb des Projektzeitraums entstanden sein, entscheidend ist dafür das Datum der Leistungserbringung, nicht der Rechnungsstellung oder Zahlung.
Auch Kaufbelege wie Fahrkarten und Kassenbons bei Bareinkäufen in einem Geschäft sind in diesem Sinne Rechnungen.
Beauftragen Sie im Rahmen des geförderten Projekts kostenpflichtige Lieferung oder Leistung, so müssen Sie sich für diese Lieferung oder Leistung eine Rechnung ausstellen lassen. Sie sollten als Rechnungsempfänger darauf achten, dass diese Rechnungen die gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben enthalten.
Rechnungen müssen folgende Angaben enthalten:
Hinweise zur Darstellung der Förderung durch die Stiftung Umwelt und Entwicklung Nordrhein-Westfalen in Ihrer Öffentlichkeitsarbeit finden Sie unter weitere Regelungen.