Förderung / Durchführung

3
Was muss ich bei der Durchführung beachten?

 

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3.1
Welche besonderen Regeln gelten für Projektausgaben?  

Die Fördermittel, die Sie von uns bekommen, erfordern einen wirtschaftlichen und sparsamen Umgang sowie eine sachgerechte, zweckentsprechende Verwendung der Mittel. Außerdem müssen Sie die Mittelverwendung uns gegenüber transparent und nachvollziehbar darstellen und belegen können.  Um sie dabei zu unterstützen, haben wir die folgenden Regelungen getroffen, die bei der Durchführung der Projekte zu beachten sind. 

3.1.1
Auftragsvergaben bei Anschaffungen und Dienstleistungen (u. a. Honorarverträge)

Fördervertragsbedingungen  2.3

Verbindliche Vergaberegeln helfen, die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit, Sparsamkeit, Transparenz, Gleichbehandlung und des Wettbewerbs bei der Anschaffung von Gütern und bei der Beauftragung von Dienstleistungen (inklusive Honorarverträge) einzuhalten und das  Vorgehen bei der Vergabe für externe Prüfungen zu dokumentieren. 

So wird möglicher Kritik an willkürlicher Vergabe und ungerechtfertigter Bevorzugung Einzelner durch Entscheidungsträgerinnen und Entscheidungsträger in geförderten Organisationen entgegengewirkt.  

Folgende Vergaberegeln sind für Aufträge in Förderprojekten der Stiftung verbindlich. 

  • Die Aufträge sind an geeignete sach- und fachkundige Auftragnehmer zu vergeben.
  • Es ist nicht erforderlich, bereits für den Antrag konkrete Angebote einzuholen (außer bei Organisationsentwicklungsprojekten). Sie können  die Kosten hier aufgrund von Erfahrungswerten planen. Bei der tatsächlichen Auftragsvergabe im Verlauf des Projektes müssen Sie jedoch die  unten aufgeführten Regeln unbedingt beachtet.
  • Es sollte ein möglichst kostengünstiges Angebot ausgewählt werden. Für die Bewertung des wirtschaftlichsten Angebotes ist der niedrigste Angebotspreis allein jedoch nicht entscheidend. Es können auch Qualität, zeitliche Konditionen, Garantien, technische Aspekte, Wartungsfragen, besondere Umwelteigenschaften (z. B. Energieverbrauch) in die Entscheidungsfindung mit einfließen. Es ist hilfreich, die Qualitätsstandards, die Sie an die gewünschte Leistung haben, bei der Angebotseinholung bereits klar darzustellen, um vergleichbare Angebote zu erhalten. Mit Blick auf unseren Stiftungszweck empfehlen wir, dass beim Kauf von Produkten und Auftragsvergaben, die mit unseren Fördermitteln bezuschusst werden, Umweltbelange in besonderer Weise berücksichtigt werden.
  • Sie müssen die Vergabeentscheidung nachvollziehbar dokumentieren. Mit unserem Vergabeformular können Sie die notwendigen Verfahrensschritte übersichtlich darstellen sowie der  Dokumentationspflicht nachkommen.
    Bewahren Sie für den Fall von Prüfungen die Vergabedokumentation immer zusammen mit den Angeboten und der Rechnung sowie den Zahlungsbelegen auf.
  • Ohne vorherige Prüfung dürfen Aufträge (etwa für Design- oder Druckarbeiten oder die Konzeption von Bildungsmaterialien) nicht an Ihre gewohnten Auftragnehmer vergeben werden. Vor einer Auftragsvergabe müssen in der Regel verschiedene Angebote eingeholt werden, es sei denn, es liegt eine wichtige Begründung hierfür vor, z. B. dass bereits durchgeführte Vorarbeiten den anstehenden Arbeitsaufwand verringern.
  • Wenn Projektverantwortliche enge persönliche oder geschäftliche Beziehungen zu einem Auftragnehmer haben, muss die Vergabeentscheidung von einer anderen Person in der Organisation oder im Verein gefällt werden. Auch der Vergabevermerk muss von einer dritten Person unterschrieben werden, um dem Verdacht der Befangenheit zu entgehen.
  • Damit sie wissen, wie hoch das Auftragsvolumen ist und welche Vergaberegeln anzuwenden sind, müssen Sie zunächst eine Marktrecherche durchführen, um den voraussichtlichen Auftragswert ohne Umsatzsteuer zu schätzen, sofern sich dieser nicht aufgrund von Erfahrungswerten ermitteln lässt. Dabei dürfen Sie Leistungen (etwa Erprobung von Unterrichtsmaterialien oder Entwicklung einer Website), die einen einheitlichen Charakter aufweisen, nicht künstlich splitten, um dadurch weniger strenge Regeln anwenden zu können.
  • Je nach Höhe des geschätzten Auftragswertes gelten dann folgende Regeln:

Direktauftrag unter EUR 500

Sie müssen die Wirtschaftlichkeit einer Auftragsvergabe unter 500 € einschätzen können und auf Nachfrage begründen. Eine besondere Dokumentationspflicht besteht nicht. Wir empfehlen, Vergleichspreise, z. B. von zugänglichen Angeboten im Internet, zu erfassen und die Auftragsvergabe schriftlich auf unserem Vergabeformular zu dokumentieren.


Aufträge ab EUR 500 bis EUR 4.999

Es sind mindestens drei Unternehmen Angebote einzuholen. Dabei ist die Preisermittlung über eine telefonische Angebotseinholung oder den Ausdruck einer Preisangabe auf der Internetseite von Anbietern ausreichend. Nachgewiesene schriftliche Absagen können wir bei der geforderten Mindestanzahl der Angebote berücksichtigen.

Sie müssen die Auftragsvergabe schriftlich dokumentieren. Wir stellen Ihnen zu diesem Zweck unser Vergabeformular zur Verfügung. Es muss sowohl eine Begründung für die Notwendigkeit der beauftragten Leistung als auch eine Begründung der Vergabeentscheidung über das wirtschaftlichste Angebot enthalten. 

Wenn in einzelnen Fällen nach Art und Umfang der Leistung nur ganz bestimmte Unternehmen oder Einzelpersonen (weniger als drei) für eine Auftragsvergabe in Frage kommen, müssen Sie im Vergabevermerk besonders begründen, warum Sie keine Vergleichsangebote eingeholt haben. Bitte nehmen Sie in solchen Fällen mit uns Kontakt auf.

 

Aufträge ab EUR 5.000 bis EUR 24.999

Sie müssen immer von mindestens drei Unternehmen schriftliche Angebote einholen. Auch nachgewiesene schriftliche Absagen können wir bei der geforderten Mindestanzahl der Angebote berücksichtigen.
Sie müssen die Vergabeentscheidung dokumentieren, wobei dieselben Bedingungen gelten wie bei Vergaben bis 4.999 Euro. Dazu können Sie unser Vergabeformular ausfüllen. 


Liefer- und Dienstleistungsaufträge ab EUR 25.000 bis EUR 50.000,
               bzw. Bauleistungsaufträge ab EUR 25.000 bis EUR 100.000

In diesen Fällen ist eine sogenannte „Beschränkte Ausschreibung“ durchzuführen und dabei mindestens fünf Unternehmen zu beteiligen. Falls eine solche Auftragserteilung in Ihrem Projekt ansteht, nehmen Sie bitte vorher Kontakt mit uns auf. Wir können Sie – zugeschnitten auf den konkreten Fall – beraten und entsprechende Dokumentationsformulare zur Verfügung stellen.

 

Liefer- und Dienstleistungsaufträge ab EUR 50.000
                             bzw. Bauaufträge ab EUR 100.000 

Falls eine solche Auftragserteilung in Ihrem Projekt ansteht, nehmen Sie bitte vorher Kontakt mit uns auf. Wir können Sie – zugeschnitten auf den konkreten Fall – beraten und entsprechende Dokumentationsformulare zur Verfügung stellen. Ggf. treffen wir dazu auch eine Regelung im Fördervertrag.

3.1.2
Honorarverträge

Fördervertragsbedingungen  7.13

Auch für Honorarverträge gelten  die unter Auftragsvergaben dargestellten Regeln für Ausschreibungen. 

Werden Projektaufgaben von Honorarkräften durchgeführt, so müssen mit diesen Honorarverträge abgeschlossen werden.  Aus dem Vertrag muss hervorgehen, wie das Honorar kalkuliert wurde (z. B. nach Stunden- oder Tagessätzen). 

Diese Verträge mit Honorarkräften müssen mindestens folgende Angaben enthalten:

  • Name und Anschrift des Auftragnehmers,
  • den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Auftraggebers (des Projektträgers, nicht einzelner Privatpersonen innerhalb der Organisation),
  • Beschreibung der Tätigkeit und ihre Dauer bzw. die von der Honorarkraft zu liefernden Arbeitsergebnisse,
  • Tag der Lieferung oder Leistung, 
  • Höhe des Honorars inklusive Angaben zur Mehrwertsteuer,
  • Regelung möglicher Nebenkosten (sind Reisekosten und mögliche Materialkosten etc. bereits mit dem Honorar abgegolten oder nicht?),
  • Hinweis auf die Selbstversteuerung des Auftragnehmers,
  • Ausstellungsdatum,
  • Ort des Vertragsabschlusses und Unterschriften.

Für kleinere Aufträge stellen wir Ihnen auf unserer Website einen einfachen Muster-Honorarvertrag zur Verfügung. Größere Aufträge brauchen detailliertere Verträge, auch hier können wir Ihnen auf Anfrage gerne einen Mustervertrag zur Verfügung stellen.

Bei Aufträgen an selbständige Künstler, Texter, Grafiker oder Webdesigner fallen Abgaben an die Künstlersozialkasse an. Die Künstlersozialabgabe bezieht sich immer auf den Nettobetrag der Rechnungssumme. Künstlersozialabgaben werden erst im Nachhinein an die Sozialkasse abgeführt, für den Nachweis und die Berechnung können Sie unser Formular Nachweis von Künstlersozialabgaben nutzen. Wir empfehlen Ihnen, die entsprechenden Daten direkt zu erfassen, sobald Sie eine entsprechende Rechnung in die Belegliste eintragen.

Bei Reisekosten (Fahrtkosten und Ausgaben für Unterkunft und Verpflegung) orientieren wir uns an den Bestimmungen des in Nordrhein Westfalen geltenden Landesreisekostengesetzes bzw. am Bundesreisekostengesetz.

Das bedeutet, die Reisen 

  • müssen wirtschaftlich durchgeführt werden,
  • sollen auf das unbedingt notwendige Maß beschränkt werden,
  • sollen vorrangig mit öffentlichen Verkehrsmitteln in der 2. Klasse durchgeführt werden,
  • sind mit den vorhandenen Fahrpreisermäßigungen und sonstigen Vergünstigungen in Anspruch zu nehmen. (So sind Sie z.B. verpflichtet, unabhängig von dem geförderten Vorhaben beschaffte Zeit- oder Netzkarten bzw. Firmentickets zu verwenden. Das gilt auch für eine privat angeschaffte BahnCard).

Für den Nachweis der Reisekosten stellen wir Ihnen das Formular Nachweis von Reisekosten zur Verfügung. Wir erkennen auch den Nachweis auf anderen Formularen an, wenn diese alle für unsere Prüfung notwendigen Informationen zu den Reisekosten enthalten. Mit einer entsprechenden Erläuterung können Sie dabei auch mehrere wiederkehrende und i. d. R. ähnlich verlaufene Reisen zusammenfassen. Entscheidend ist, dass die Darstellung plausibel ist. 

Reisekostenerstattungen, die Sie von Dritten erhalten, müssen Sie angeben und verrechnen. 

Es gelten im Besonderen folgende Bedingungen für die Anerkennung der Kosten:

Fahrtkosten

  • Fahrtkosten werden nicht anerkannt, wenn eine unentgeltliche Beförderungsmöglichkeit genutzt werden kann.
  • Für Reisen mit anderen Verkehrsmitteln werden nur aus triftigen Gründen höhere Kosten, als sie bei der Nutzung der öffentlichen Verkehrsmittel entstandenen wären, anerkannt.
  • Anschaffung einer BahnCard
    Die Kosten für eine BahnCard werden nur anerkannt, wenn sich die Karte für Fahrten im Rahmen eines geförderten Vorhabens vollständig amortisiert. Dies ist beim Erwerb absehbar und plausibel nachzuweisen. Eine anteilige Anerkennung bei einzelnen Fahrten zusätzlich zum Fahrpreis ist grundsätzlich ausgeschlossen.
  • Wird aus triftigem Grund eine Flugreise durchgeführt, werden nur die Kosten der niedrigsten buchbaren Klasse anerkannt.
  • KFZ-Nutzung
    Wenn das Reiseziel nicht oder nur sehr umständlich zu erreichen ist oder andere triftige Gründe vorliegen, kann ein KFZ (Dienst-, Miet-, Car-Sharing- oder auch ein privates Kraftfahrzeug) genutzt werden. In diesem begründeten Fall erkennen wir pauschal Fahrtkosten in Höhe von 0,20 € pro gefahrenem Kilometer bei Nutzung eines PKW an, für die Nutzung eines zweirädrigen Kraftfahrzeuges 0,13 Euro. Höhere nachgewiesene Kosten für den Einsatz des Dienst-, Miet- oder Car-Sharing-Fahrzeugs können ebenfalls anerkannt werden.
    Wenn in einem privaten Kraftfahrzeug weitere mit dem geförderten Vorhaben in Zusammenhang reisende Personen oder Sachen mitgenommen werden, erkennen wir eine Mitnahmeentschädigung von 2 Cent je Person und Kilometer an.
    Kosten für das Abstellen von Fahrzeugen (Parkscheine) erkennen wir als Nebenkosten an.
  • Für Strecken, die mit einem privaten Fahrrad zurückgelegt werden, erkennen wir Kosten in Höhe von 0,06 € je Kilometer an.

Verpflegungsmehraufwand

  • Wir erkennen Mehraufwendungen für Verpflegung pauschal als „Tagegeld“ an, und zwar bei Abwesenheit
    • von 24 Stunden in Höhe von 28 Euro,
    • von weniger als 24 Stunden, aber mehr als 8 Stunden, in Höhe von 14 Euro.
  • Wird aufgrund der An- und Abreise die vorhergehende und/oder anschließende Nacht außerhalb der eigenen Wohnung verbracht, wird jeder Tag pauschal – ohne Rücksicht auf die genaue Abwesenheitszeit – mit 14 Euro vergütet.
  • Erhält der/die Reisende ein kostenfreies Mittag- oder Abendessen, wird das Tagegeld jeweils um 11,20 Euro pro Essen gekürzt, bei kostenfreiem Frühstück um 5,60 Euro.

Übernachtungskosten

  • Notwendige Übernachtungskosten erkennen wir auf Nachweis an. Übernachtungskosten von mehr als 50 Euro bzw. von mehr als 80 Euro in Großstädten mit mehr als 100.000 Einwohnern müssen besonders begründet werden.
  • Ohne Nachweis erkennen wir eine Pauschale von 20 Euro an.
    Dies gilt auch bei kostenfreien Privatübernachtungen, die Gästen oder Referenten zur Verfügung gestellt werden, wenn diese als Sachleistung abgerechnet werden.
  • Ist in den Übernachtungskosten das Frühstück enthalten oder erhält der/die Reisende ein kostenfreies Frühstück von Dritten, so wird das Tagegeld um 5,60 Euro gekürzt.

Tipp:
Achten Sie bei Hotel-Rechnungen möglichst darauf, dass die reisende Person angegeben wird, jedoch nicht als Rechnungsempfänger. Rechnungsempfänger soll Ihre Organisation sein, und die Zahlung soll bargeldlos durch Überweisung oder über eine Kreditkarte Ihrer Organisation erfolgen. Barzahlungen oder Zahlungen mit privater Kreditkarte sind nur in Ausnahmefällen erlaubt. Das führt zu mehr Transparenz in den Zahlungsflüssen.

Bitte achten Sie in Ihrer Buchhaltung darauf, dass bei Reisekostenabrechnungen neben Zahlungsbelegen auch Fahrkarten und Flugtickets und ggf. Rechnungen des Reisebüros oder der Fluggesellschaft als Belege vorliegen. 

3.1.4
Bewirtungskosten bei Veranstaltungen
  • Bewirtungskosten, die Ihnen im Zusammenhang mit Veranstaltungen oder im Rahmen der Begleitung von Projektgästen entstehen, können als Sachkosten abgerechnet werden.
    Aus den Belegen zum Nachweis müssen Tag, Ort und Anlass der Bewirtung sowie die bewirteten Personen bzw. der Personenkreis (ggf. mit Teilnehmerliste) eindeutig hervorgehen. Achten Sie bitte darauf, dass die erforderlichen Angaben nach Möglichkeit auf den Rechnungen enthalten sind, und ergänzen Sie möglicherweise fehlende Angaben durch zusätzliche Erläuterungen in der Belegliste oder durch von Ihnen unterschriebene Einzel-Bestätigungen. Restaurant-Quittungen bieten z. B. in der Regel auf der Rückseite die Möglichkeit, die bewirteten Personen einzutragen.
  • Bewirtungskosten im Zusammenhang mit internen Meetings werden nicht anerkannt.

3.1.5
Anschaffung von Gegenständen

Fördervertragsbedingungen  7.16

  • Im Rahmen unserer Förderung können Kosten für den Erwerb von Gegenständen aufgeführt werden, sofern diese spezielle Funktionen erfüllen, die über einen Standard-Bürobetrieb hinausgehen und für die Durchführung des Projektes dringend erforderlich sind. Für deren Nutzungsdauer wird vertraglich eine Zweckbindung mit uns vereinbart.
  • Anschaffungen von Gegenständen, die als übliche Büroausstattung von Arbeitsplätzen gelten wie Computer, Drucker oder Standardsoftware-Lizenzen, können hingegen nicht als Sachkosten angegeben werden, da solche Kosten über die Gemeinkostenpauschale abgedeckt werden.

3.1.6
Form- und Inhaltsvorschriften für Rechnungen 

Eine Rechnung ist ein Dokument, mit dem über eine Lieferung oder Leistung abgerechnet wird. Sie dient als Beleg für die entstandenen Kosten. Alle Kosten müssen innerhalb des Projektzeitraums entstanden sein, entscheidend ist dafür das Datum der Leistungserbringung, nicht der Rechnungsstellung oder Zahlung.

Auch Kaufbelege wie Fahrkarten und Kassenbons bei Bareinkäufen in einem Geschäft sind in diesem Sinne Rechnungen.

Beauftragen Sie im Rahmen des geförderten Projekts kostenpflichtige Lieferung oder Leistung, so müssen Sie sich für diese Lieferung oder Leistung eine Rechnung ausstellen lassen. Sie sollten als Rechnungsempfänger darauf achten, dass diese Rechnungen die gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben enthalten.

Rechnungen müssen folgende Angaben enthalten:

  • Namen und Anschrift des leistenden Unternehmers oder Unternehmens,
  • den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Leistungsempfängers (des Projektträgers, nicht einzelner Privatpersonen innerhalb der Organisation),
  • Ausstellungsdatum,
  • eindeutige Rechnungsnummer,
  • Menge und Art der gelieferten Gegenstände (handelsübliche Bezeichnung) oder Umfang und Art der Leistung in allgemein nachvollziehbarer Weise,
  • Tag der Lieferung oder Leistung, wenn dieser nicht mit dem Ausstellungsdatum identisch ist,
  • für die Lieferung oder Leistung zu zahlendes Entgelt (Nettoumsatz),
  • ggf. jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, z.B. Rabatte, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist,
  • anzuwendender Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder Begründung, warum keine Steuer erhoben wird (z.B. Kleinunternehmer).

3.1.7
Vorgaben für Zahlungen

Fördervertragsbedingungen  7.10

  • Ausgaben über 100 Euro dürfen nicht bar gezahlt werden, sofern wir im Fördervertrag nicht eine Ausnahme vereinbart haben.
    Dies wäre z.B. bei der Erstattung größerer Beträge an ausländische Gäste denkbar, wenn die Überweisungskosten ansonsten enorm hoch wären.
  • Ausgaben unter 100 Euro dürfen – gegen ordnungsmäßige Belege – bar ausgezahlt bzw. erstattet werden.

3.2
Was ist zu tun bei Änderungen im Projektverlauf?

3.2.1
Welche Änderungen muss ich der Stiftung mitteilen?

Fördervertragsbedingungen 7.2 und 7.8

  • Mit dem Abschluss des Fördervertrages verpflichten Sie sich dazu, uns über wichtige Änderungen im Projektverlauf zu informieren.
  • Insbesondere sollten Sie uns frühzeitig informieren, wenn unvorhergesehene Dinge passieren, die den Projektverlauf verzögern, den Projekterfolg ganz oder teilweise gefährden oder größere Änderungen in puncto Aktivitäten, Produkte oder Ziele nach sich ziehen. Gemeinsam werden wir versuchen, eine einvernehmliche Lösung zu finden.
  • Änderungsanträge können jederzeit eingereicht werden mit einem formlosen Dokument oder Anschreiben, in dem die erforderlichen Änderungen dargestellt und begründet werden.
  • Außerdem müssen Sie uns informieren, wenn Sie für das von uns geförderte Projekt weitere Fördermittel beantragt oder erhalten haben oder zusätzliche Einnahmen oder Spenden erzielt wurden. Informieren Sie uns auch, wenn Fördermittel oder andere Deckungsmittel, die Sie im Antrag an uns aufgeführt haben, wegfallen.
  • Schließlich sind Sie verpflichtet, uns folgende Änderungen Ihrer Stammdaten mitzuteilen und uns Kopien der jeweils aktuellen Papiere zuzusenden:
    Änderung in Ihrem Vorstand oder
    Änderung der Bankverbindung
3.2.2
Sind Verschiebungen des Projektzeitraums  und Verlängerungen der Projektlaufzeit möglich?

Fördervertragsbedingungen  7.7

  • Der beantragte Förderbeginn kann auch nach dem positiven Förderbeschluss auf Ihren Antrag hin nach hinten verschoben werden.
  • Wenn sich im Verlaufe eines Projekts herausstellt, dass der geplante zeitliche Ablauf nicht eingehalten werden kann, können wir auf begründeten Antrag hin eine Verlängerung der Projektlaufzeit um in der Regel maximal sechs Monate genehmigen.
  • Verlängerungen der Projektlaufzeit müssen kostenneutral im Hinblick auf die Fördersumme sein. Sie können in keinem Falle Ansprüche auf zusätzliche Finanzierungsbeiträge der Stiftung begründen.
  • Verlängerungen der Laufzeit  begründen keine fachlich-inhaltlichen Änderungen am Projektkonzept und an den Kosten- und Finanzierungsplänen. Falls Projektverlängerungen inhaltliche Änderungen oder Umwidmungen von Mitteln nach sich ziehen, müssen Sie diese explizit beantragen.
3.2.3
Ist es möglich, geplante Kosten von einer Rubrik in eine andere zu übertragen/sind Kostenumwidmungen möglich? 

Fördervertragsbedingungen  7.7

  • Die geplanten Kosten dürfen innerhalb der Kategorien Personal- und Sachkosten bedarfsgerecht verschoben werden.
  • Ebenso ist eine Verschiebung zwischen Personal- und Sachkosten bis zu einer Erhöhung von 10 % der geplanten Kosten machbar. Dabei sollten jedoch keine Untergruppierungen, die geplant waren, wegfallen oder neue hinzukommen. Sollte letzteres der Fall sein, müssen Sie eine Genehmigung von uns einholen.
  • Eine Erhöhung der Sach- oder Personalkosten von mehr als 10 % müssen Sie in jedem Fall von uns genehmigen lassen.
  • Ebenso sind Erhöhungen der fiktiven Kosten (Ehrenamt, Eigenleistungen) in jedem Fall genehmigungspflichtig.
  • Im konkreten Fördervertrag regeln wir ggf. zusätzlich, dass auch Kostenerhöhungen bei Einzelpositionen ab einer bestimmten Höhe genehmigt werden müssen.

3.3
Was muss ich bei der Öffentlichkeitsarbeit beachten?

Fördervertragsbedingungen  10

Hinweise zur Darstellung der Förderung durch die Stiftung Umwelt und Entwicklung Nordrhein-Westfalen in Ihrer Öffentlichkeitsarbeit finden Sie unter weitere Regelungen.

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