Förderung / Verwendungsnachweis
Förderung / Verwendungsnachweis
Version 2.02 – letztmalig geändert am 22.03.2023
Wie Sie das von der Stiftung geförderte Projekt durchgeführt und wie Sie die Fördergelder eingesetzt haben, ist im Laufe des Projektzeitraums sowie nach Abschluss des Projektes durch Verwendungsnachweise uns als Geldgeber gegenüber zu dokumentieren.
Für jeden Verwendungsnachweis müssen Sie jeweils sowohl einen inhaltlichen Sachbericht verfassen wie auch einen zahlenmäßigen Nachweis erbringen, zu dem auch ein kurzer erläuternder Finanzbericht gehört.
Fördervertragsbedingungen 7.3 und 7.5
Darüber hinaus müssen in Ihrer Buchhaltung für alle Kosten und Einnahmen Belege gesammelt und aufbewahrt werden, auf denen die Verwendungsnachweise basieren.
Für alle Berichte und Abrechnungen gelten dieselben Grundsätze, die im Folgenden erläutert werden.
Die im Folgenden zusammengestellten Informationen gelten für Projekte, für die Projektträger seit 01.01.2020 unter den neuen allgemeinen Fördervertragsbedingungen mit der Stiftung Umwelt und Entwicklung Nordrhein-Westfalen Verträge geschlossen haben (Neu-Projekte).
Die meisten Regelungen können auch Projektträger, die vor dem 01.01.2020 Verträge abgeschlossen haben (Alt-Projekte), anwenden, falls sie sich für das Übergangsangebot der belegarmen Verwendungsnachweise entschieden haben. An Stellen, bei denen es dazu Abweichungen gibt, wird dies gesondert hervorgehoben gekennzeichnet.
Das Schaubild soll Ihnen einen ersten Überblick verschaffen, was zu einem Verwendungsnachweis gehört und welche Dokumente Sie insgesamt sammeln müssen.
Achtung: Alt-Projekte müssen aufgrund der Inhalte der verwendeten alten Beleglisten noch keinen Soll-Ist-Vergleich der Kosten und Finanzierung abgeben.
Im Sachbericht schildern Sie uns, wie das Vorhaben umgesetzt wurde und welchen Verlauf das geförderte Projekt inhaltlich genommen hat. Ein Berichtsformular für den Sachbericht gibt es derzeit nicht, wohl aber die unten aufgeführte Gliederungsvorgabe für die geforderten Inhalte.
Reflektieren Sie, ob und wie die mit dem Projektkonzept angestrebten Ziele, Zielgruppen, Ergebnisse und Wirkungen über Ihre Aktivitäten erreicht wurden. Seien Sie bei Ihrer Darstellung realistisch und stellen Sie sowohl Erfolge als auch Schwierigkeiten und Misserfolge sowie (bei Zwischenverwendungsnachweisen) Schlüsse für die nächste Phase der Projektdurchführung dar. Im Rahmen der Antragsbearbeitung bekommen Sie Ziele. Zielgruppen und Ergebnisse in der finalen Version zu Ihrer Übersicht von uns zugeschickt. Die dort vereinbarten Inhalte sind die Zielgröße für Ihr Projekt.
Bitte nutzen Sie – analog zum Antrag – folgende Gliederung:
Die Abrechnung Ihres Projektes erfolgt über den Nachweis aller Einzelkosten, die im Projekt anfallen, sowie aller Projekteinnahmen. Die Gemeinkosten (bei Alt-Projekten Verwaltungskosten) sind eine Pauschale ohne Belege. Sie werden daher nicht in der Belegliste eingegeben, sondern automatisch beim Soll-Ist-Vergleich hinzugefügt, bzw. bei Alt-Projekten von uns berücksichtigt.
Den zahlenmäßigen Nachweis Ihres Projektes stellen Sie der Stiftung gegenüber durch verschiedene Dokumente dar:
Fördervertragsbedingungen 4.4 und 7.5
In der folgenden Tabelle haben wir die Bestandteile von Verwendungsnachweisen sowie aufzubewahrende Unterlagen, die unter den neuen Fördervertragsbedingungen relevant sind, noch einmal als Übersicht zusammengefasst:
Es sind als Belege dazu einzureichen:
Richten Sie sich nach unseren Hinweisen für Honorarverträge unter Durchführung.
Fördervertragsbedingungen 7.13
Gemeinkosten (bei Alt-Projekten Verwaltungskosten) werden pauschal abgerechnet und müssen daher nicht nachgewiesen werden, gehören demnach auch nicht in die Beleglisten.
Wenn Ihr Projekt kofinanziert ist, behalten wir uns vor, die Prüfung des Projektes mit dem anderen Geldgeber abzustimmen. Dieses Verfahren ist schon im Antragsverfahren mit Ihnen und dem Kofinanzierer geklärt worden. Die Erlaubnis dazu haben Sie uns bei Antragstellung gegeben.