Förderung / Verwendungsnachweis

Version 1.03 – letztmalig geändert am 17.07.2020

4
Wie wird ein Projekt dokumentiert und gegenüber der Stiftung abgerechnet?

 

Wie Sie das von der Stiftung geförderte Projekt durchgeführt und wie Sie die Fördergelder eingesetzt haben, ist im Laufe des Projektzeitraums sowie nach Abschluss des Projektes durch Verwendungsnachweise uns als Geldgeber gegenüber zu dokumentieren. 
Für jeden Verwendungsnachweis müssen Sie jeweils sowohl einen inhaltlichen Sachbericht verfassen wie auch einen zahlenmäßigen Nachweis erbringen, zu dem auch ein kurzer erläuternder Finanzbericht gehört. 

Fördervertragsbedingungen 7.3 und 7.5

Darüber hinaus müssen in Ihrer Buchhaltung für alle Kosten und Einnahmen Belege gesammelt und aufbewahrt werden, auf denen die Verwendungsnachweise basieren.
Für alle Berichte und Abrechnungen gelten dieselben Grundsätze, die im Folgenden erläutert werden. 

Die im Folgenden zusammengestellten Informationen gelten für Projekte, für die Projektträger seit 01.01.2020 unter den neuen allgemeinen Fördervertragsbedingungen mit der Stiftung Umwelt und Entwicklung Nordrhein-Westfalen Verträge geschlossen haben (Neu-Projekte).

Die meisten Regelungen können auch Projektträger, die vor dem 01.01.2020 Verträge abgeschlossen haben (Alt-Projekte), anwenden, falls sie sich für das Übergangsangebot der belegarmen Verwendungsnachweise entschieden haben. An Stellen, bei denen es dazu Abweichungen gibt, wird dies gesondert hervorgehoben gekennzeichnet.

Das Schaubild soll Ihnen einen ersten Überblick verschaffen, was zu einem Verwendungsnachweis gehört und welche Dokumente Sie insgesamt sammeln müssen.

Achtung: Alt-Projekte müssen aufgrund der Inhalte der verwendeten alten Beleglisten noch keinen Soll-Ist-Vergleich der Kosten und Finanzierung abgeben.

Print Friendly, PDF & Email

4.1
Wann und wie muss ich Verwendungsnachweise einreichen?

Fördervertragsbedingungen 7.3

  • Es gibt, je nach Projektlaufzeit, verschiedene Anforderungen an die Berichterstattung und Abrechnung.
  • Zwischenverwendungsnachweise:
    Diese Nachweise fordern wir bei Projekten mit einer Laufzeit von mehr als einem Jahr an:
    In den meisten Fällen ist alle 12 Monate ein Verwendungsnachweis erforderlich. In einem Projekt, das von mehreren Fördergebern finanziert wird, können auch andere Berichtszeiträume festgelegt werden, die sich beispielsweise an einer Dokumentation nach Kalenderjahren orientieren. Die genauen Termine finden Sie in Ihrem Fördervertrag.
    Für Neu-Projekte gilt: Der Berichtszeitraum endet stets 3 Monate vor dem im Fördervertrag festgelegten Einreichungstermin, d.h. Sie haben 3 Monate für die Erstellung des Nachweises Zeit.
  • Endverwendungsnachweise:
    Dieser Nachweis muss für alle Projekte erbracht werden:
    Für Projekte mit einer Fördersumme bis zu 10.000 Euro ist ein Endverwendungsnachweis bis zu 3 Monate nach Projektende einzureichen, für Projekte mit einer Fördersumme über 10.000 Euro endet die Abgabefrist 6 Monate nach Projektende.

Fördervertragsbedingungen 7.4

 

  • Die Berichte müssen sowohl inhaltlich als auch finanziell weitergeführt werden, d.h. sie sollen nicht nur den Zeitraum ab der letzten Berichterstattung betrachten, sondern den gesamten Projektzeitraum vom Projektbeginn bis zum Ende des aktuellen  Berichtszeitraumes.
    Achtung: Die Weiterführung der zahlenmäßigen Nachweise wird nicht gefordert bei Alt-Projekten.
  • Die geforderten Unterlagen werden per Post  eingereicht. Schicken Sie uns Sachbericht  und Finanzbericht zusätzlich per E-Mail im Word-Format (oder kompatibel), die Beleglisten im Excel-Format (oder kompatibel).
    Die Beleglisten enthalten auf dem Deckblatt folgende Erklärung:
    Hiermit wird bestätigt, dass alle im Rahmen des Projekts getätigten Ausgaben und Einnahmen im Folgenden vollständig nachgewiesen sind und mit den Büchern und Belegen unserer Buchhaltung übereinstimmen. Diese Bestätigung muss von der/den für Ihre Organisation vertretungsberechtigten Person/en unterzeichnet werden. Bitte reichen Sie keine PDF-Dokumente ein.

4.2
Wie soll der Sachbericht gegliedert sein?

Im Sachbericht schildern Sie uns, wie das Vorhaben umgesetzt wurde und welchen Verlauf das geförderte Projekt inhaltlich genommen hat. Ein Berichtsformular für den Sachbericht gibt es derzeit nicht, wohl aber die unten aufgeführte Gliederungsvorgabe für die geforderten Inhalte.

Reflektieren Sie, ob und wie die mit dem Projektkonzept angestrebten Ziele, Zielgruppen, Ergebnisse und Wirkungen über Ihre Aktivitäten erreicht wurden. Seien Sie bei Ihrer Darstellung realistisch und stellen Sie sowohl Erfolge als auch Schwierigkeiten und Misserfolge sowie (bei Zwischenverwendungsnachweisen) Schlüsse für die nächste Phase der Projektdurchführung dar. Dabei ist es wichtig, sich am  Antrag in der endgültigen, zwischen Ihnen und der Stiftung vereinbarten, Fassung zu orientieren, die dort vereinbarten Inhalte sind die Zielgröße für Ihr Projekt.

Bitte nutzen Sie – analog zum Antrag – folgende Gliederung:

  • Allgemeine Angaben
    Organisation, projektverantwortliche Person, Titel und Kurzbeschreibung des Vorhabens, tatsächliche Projektlaufzeit. 
  • Zielerreichung
    Überprüfen und beschreiben Sie, ob und inwieweit Sie den in Ihrem Projektantrag beschriebenen Zielen näher gekommen sind. Begründen Sie Abweichungen.
  • Zielgruppen
    Im Förderantrag haben Sie die Zielgruppen benannt, die Sie erreichen wollten. Beschreiben Sie, welche Zielgruppen Sie in welchem Umfang tatsächlich erreicht haben. Geben Sie eine Begründung, falls Zielgruppen nicht erreicht werden konnten oder weitere Zielgruppen am Projekt partizipieren konnten.
  • Maßnahmen und Aktivitäten
    Beschreiben Sie detailliert und gegliedert nach den im Projektantrag aufgeführten einzelnen Maßnahmen und Aktivitäten, welche dieser geplanten Aktivitäten sie tatsächlich und in welchem Umfang realisiert haben.  Stellen Sie auch die Bedeutung des ehrenamtlichen Einsatzes für das Projekt dar. Falls Sie bei den realisierten Aktivitäten von den geplanten erkennbar abgewichen sind, begründen Sie die Abweichungen. Führen Sie aufgetretene Probleme und die von Ihnen gefundenen Lösungen auf. Benennen Sie kurz, welche Erfahrungen in diesem Prozess für Sie besonders wichtig sind, was Sie für das Projekt und Ihre Organisation daraus lernen konnten.
  • Ergebnisse und Wirkungen
    Vergleichen Sie die in Ihrem Antrag anvisierten mit den tatsächlich erreichten Ergebnissen und Wirkungen und ziehen Sie eine Bilanz (bzw. beim Zwischenverwendungsnachweis eine Zwischenbilanz). Benutzen Sie dieselben Kriterien und Indikatoren, die wir mit Annahme Ihres Antrags vereinbart haben.  
  • Perspektiven und Nachhaltigkeit
    • Zwischenverwendungsnachweis:
      Schildern Sie, welche Schlussfolgerungen Sie aus den bisherigen Erfahrungen für den weiteren Projektverlauf ziehen.
    • Endverwendungsnachweis:
      Schildern Sie, welche Schlussfolgerungen Sie für ihre zukünftige Arbeit aus den positiven und negativen Erfahrungen mit dem Förderprojekt gezogen haben und welche Perspektiven sich aus dem Projekt insgesamt ergeben. Wo sehen Sie sich in ihrer Praxis bestätigt und was wird sich in ihrer künftigen Arbeit nach den Erfahrungen im Projekt ändern? Welche Elemente des Projektes wollen Sie gegebenenfalls wie fortsetzen? Wie nachhaltig sind die Ergebnisse? Ergeben sich für Sie neue Aktivitäten? Welche?
  • Öffentlichkeitsarbeit
    Stellen Sie dar, welche Aktivitäten Sie im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit entfaltet und welche Resonanz Sie gefunden haben.
    Erstellen Sie einen Pressespiegel mit den Berichten über ihr Projekt in Zeitungen, Zeitschriften, auf Webseiten und in möglichen anderen Medien, führen Sie Links auf digitale Medien auf.
  • Belegexemplare und Information der Stiftungsgremien
    Sofern Sie dies noch nicht im Projektverlauf getan haben, senden Sie uns die benötigten Belegexemplare zu (siehe Öffentlichkeitsarbeit). Wenn Publikationen auch in elektronischer Form zum Download angeboten werden, bitten wir um Mitteilung der Download-Links.

4.3
Zahlenmäßiger Nachweis: Wie rechne ich die Projektförderung ab, welche Unterlagen muss ich bei der Stiftung dafür einreichen?

Die Abrechnung Ihres Projektes erfolgt über den Nachweis aller Einzelkosten, die im Projekt anfallen, sowie aller Projekteinnahmen. Die Gemeinkosten (bei Alt-Projekten Verwaltungskosten) werden als Pauschale ohne Belege später hinzugefügt.

Den zahlenmäßigen Nachweis Ihres Projektes stellen Sie der Stiftung gegenüber durch verschiedene Dokumente dar:

  • Finanzbericht
    In einem knappen Text schildern Sie in wenigen Sätzen, welchen Verlauf das geförderte Vorhaben in finanzieller Hinsicht genommen hat. Reflektieren Sie, wie sich Ihre Projektkosten und deren Finanzierung entwickelt haben. Weisen Sie auf größere Veränderungen im Vergleich zur Planung hin.
  • Soll/Ist-Vergleich der Kosten und Einnahmen entsprechend der Gliederung des Kosten- und Finanzierungsplans
    Dieser Vergleich wird bei Alt-Projekten noch nicht gefordert.
  • detaillierte aussagekräftige Beleglisten über alle Einzelausgaben, Kosten und Einnahmen
    Bei jeder Ausgabe müssen Zahlungsempfänger und Zahlungszweck auch ohne die dazugehörenden Belege verständlich sein.
    Ausnahme: 
    Wenn wir mit Ihnen eine Festbetragsfinanzierung vereinbart haben, ist keine Belegliste erforderlich.

Fördervertragsbedingungen 4.4 und 7.5

  • Ergänzend zu den Beleglisten sind – sofern diese Kosten in Ihrem Projekt vorkommen – folgende Dokumente bei jedem Verwendungsnachweis in Kopie einzureichen (siehe: Welche speziellen Regeln gelten für den Nachweis einzelner Kosten sowie der Einnahmen?)
    • Personalkostenformular
    • Lohnjournale
    • Arbeitsverträge
    • Bestätigungen zu Freistellungen von Personal für das Projekt
    • Mietvertrag für Büroräumlichkeiten
    • Formular zur Arbeitsplatzkostenermittlung
    • Dokumente zum Nachweis von Stornokosten

 

4.4
Welche Unterlagen muss ich über den eingereichten Verwendungsnachweis hinaus aufbewahren? Wie weise ich Kosten und Finanzierung komplett nach?


Fördervertragsbedingungen 7.11

  • Für die standardmäßige Abrechnung Ihres Projektes müssen nur der Soll/Ist-Vergleich der Kosten und Einnahmen, die Beleglisten und der Finanzbericht eingereicht werden.
  • Auch wenn die meisten Einzelbelege nicht eingereicht werden müssen, gilt jedoch nach wie vor:
    Jede Position in der Belegliste muss über einen Beleg, den Sie in Ihrer Buchhaltung aufbewahren, nachgewiesen werden.
    Eine Anerkennung von Kosten ohne Beleg ist nicht möglich. 
    Die Belege müssen die im Geschäftsverkehr üblichen Angaben und Anlagen enthalten. (siehe auch Rechnungsinhalte im Teil Durchführung)
  • Außer bei fiktiven Kosten, Arbeitsplatzkosten und Beiträgen für die Künstlersozialkasse müssen auch die Zahlungsbelege, Kontoauszüge oder bei Barzahlungen Quittungen vorgelegt werden können. Bedenken Sie das Barzahlungsverbot für Beträge über 100 Euro. Wenn Sie das Verbot nicht einhalten, können wir die betroffenen Kosten nicht anerkennen.

Fördervertragsbedingungen 7.5 und 7.10

  • Sie sind verpflichtet, alle Belege, Verträge und sonstige mit der Förderung zusammenhängende Unterlagen im Original mindestens 10 Jahre lang ab Projektabschluss aufzubewahren und auf Anforderung vorzulegen. Die Unterlagen müssen so aufbereitet sein, dass die Abrechnung für Externe nachvollziehbar ist.
  • Wir führen unsere Prüfung als kursorisches Verfahren durch, d.h. wir prüfen die meisten Verwendungsnachweise weitgehend beleglos.
    Es werden aus den fälligen Verwendungsnachweisen jedoch einige per Stichprobe ausgewählt, die wir einer kompletten Prüfung, d.h. mit allen Belegen, unterziehen.
4.4.1
Bestandteile von Verwendungsnachweisen

In der folgenden Tabelle haben wir die Bestandteile von Verwendungsnachweisen sowie aufzubewahrende Unterlagen, die unter den neuen Fördervertragsbedingungen relevant sind, noch einmal als Übersicht zusammengefasst:

4.5
Was muss ich bei der Zusammenstellung des Verwendungsnachweises beachten?

  • Mit Abschluss des Fördervertrages stellen wir Ihnen ein Projektabrechnungstool zur Verfügung, das Sie beim Projektcontrolling und der ordnungsgemäßen Projektbuchhaltung unterstützen soll.
    Dieses Abrechnungstool wird nur für Neu-Projekte angeboten. Für die Erstellung von Verwendungsnachweisen von Alt-Projekten nutzen Sie bitte die aktualisierten Beleglisten für alte Projekte.
    Beim Abrechnungstool sind für die einzelnen Kosten- und Finanzierungspositionen, die Sie bei der Antragstellung im Kosten- und Finanzierungsplan angegeben haben, bereits Beleglisten vorbereitet, in die Sie dann die einzelnen Ausgaben, fiktiven Kosten und Einnahmen eintragen. Beachten Sie dabei die Erläuterungen, die im ersten Tabellenblatt zusammengestellt sind.
    Die Summen aus den einzelnen Listen werden automatisch in einem Tabellenblatt „Verwendungsnachweis“ zusammengeführt, das dann zusammen mit den Angaben in den Beleglisten alle von uns benötigten Zahlenangaben eines Verwendungsnachweises umfasst.
  • TIPP:
    Schaffen Sie sich eine entsprechende Ablagestruktur und verzeichnen Sie die Belege von Anfang an in den Beleglisten oder buchen Sie die Belege unter einer eigenen Kostenstelle in der Buchhaltung, um sich die finanzielle Berichterstattung später zu erleichtern. 
  • Einnahmen und Ausgaben müssen mit den Büchern und Belegen Ihrer Buchhaltung übereinstimmen. Die Übereinstimmung müssen Sie uns gegenüber im Verwendungsnachweis – auf dem Deckblatt der Belegliste – mit der Unterschrift einer vertretungsberechtigten Person bestätigen.

Fördervertragsbedingungen 7.5

  • Wir können nur solche Kostenpositionen anerkennen, die innerhalb der Projektlaufzeit liegen. Entscheidend ist dabei das Datum, an dem die Leistung erbracht wurde. Auf jeder ordnungsgemäßen Rechnung ist dieses Leistungsdatum angegeben.
  • Soweit Sie die Möglichkeit zum Vorsteuerabzug nach § 15 UStG haben, sind lediglich Nettopreise zu berücksichtigen.

Fördervertragsbedingungen 7.8

4.6
Wie sehen Belege aus, was müssen sie beinhalten?

  • Viele Kosten, wie z.B. für Auftragsvergaben, werden üblicherweise durch Rechnungen belegt. Beachten Sie die Hinweise für Rechnungsinhalte.
  • Für andere Ausgaben wie z.B. die Erstattung von Reisekosten für Fahrten mit dem Privat-PKW oder Tagegeld haben Sie keine Rechnungen und müssen die Kosten anders nachweisen. Dafür stellen wir Ihnen Formulare zur Verfügung.
  • Bei folgenden  Kosten müssen Sie  verpflichtend die von der Stiftung entwickelten Formulare für den Nachweis nutzen:
  • In anderen Fällen können Sie auch eigene Formulare nutzen, sofern die notwendigen Informationen enthalten sind.
    Zur freiwilligen Nutzung stellen wir Ihnen folgende Formulare für Ihren Nachweis zur Verfügung:
  • Für Auftragsvergaben sind außer dem Nachweis der Kosten auch die Entscheidungen und Begründungen der Auswahl des Auftragnehmers zu belegen.
    Zu diesem Zweck sollten Sie unser Vergabeformular nutzen.
  • Bei Stornierungen, die Kosten verursacht haben, muss in einem Stornovermerk festgehalten werden,
    • warum die Stornierung notwendig geworden ist,
    • dass bei Vertragsabschluss die Gründe für die Stornierung nicht absehbar waren,
    • wann die Absage erfolgt ist,
    • dass alle Erstattungsmöglichkeiten (z.B. bei Reisebuchungen) ausgeschöpft worden sind.

Es sind als Belege dazu einzureichen:

    • Verträge
    • Rechnungen
  • Grundsätzlich ist auf allen Formularen, mit denen Kosten nachgewiesen oder Vergaben dokumentiert werden, die sachliche und rechnerische Richtigkeit von der Projektleitung mit Unterschrift zu bestätigen. Wenn die Projektleitung ihr selbst entstandene Kosten nachweist, muss nach dem 4-Augen-Prinzip eine andere vorgesetzte Person diese Richtigkeit bestätigen.

4.7
Welche speziellen Regeln gelten für den Nachweis einzelner Kosten sowie der Einnahmen?

4.7.1
Nachweis der Personalkosten für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Fördervertragsbedingungen 7.12

  • Nutzen Sie für den Nachweis unser Personalkostenformular. 
    • Diese Übersicht muss von dem/der Arbeitgeber/-in und dem/der Arbeitnehmer/-in unterzeichnet werden und gilt als Nachweis und Zahlungsbeleg. Soweit die Lohnbuchhaltung durch fach- und sachkundige Dritte erfolgt, müssen die Formulare nur ausgefüllt, nicht zusätzlich unterzeichnet werden.
      Monate, in denen sich weder das Gehalt noch der Prozentanteil, mit dem ein/-e Beschäftigte/-r in dem geförderten  Vorhaben eingesetzt war, verändert hat, können in einer Zeile summiert werden. 
    • Tragen Sie bitte im Formular und in der Belegliste zunächst die Arbeitgeberbruttokosten ein. Die anteiligen Projektkosten werden in der Belegliste automatisch ermittelt, wenn Sie einen entsprechenden Projektanteil eintragen.
      (Beispiel:  Wenn bei einer regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit von 20 Stunden durchschnittlich 5 Stunden für das Projekt  gearbeitet wird, liegt der Anteil der Personalkosten, den Sie in die Liste eintragen bei 25 %).
    • Bei Einmalzahlungen muss nachvollziehbar dargelegt werden, welcher Anteil dem Projekt zuzurechnen ist (Zahlung für welche Monate mit welchem Prozentanteil). 
    • Erstattungen, die der Arbeitgeber nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) für geleistete Entgeltfortzahlungen im Krankheitsfall von der Krankenkasse erhält (U1), sind als Minus-Beträge anzugeben, in dem von uns angebotenen Formular in der Spalte „Sonstige“.
  • Die Arbeitgeberbruttogesamtkosten sind zusätzlich durch Belege aus der Lohnbuchhaltung, die diese ausweisen, i.d.R. durch Lohnjournale, nachzuweisen. Soweit die Lohnbuchhaltung durch fach- und sachkundige Dritte erfolgt, sollte deren Richtigkeit von diesen bestätigt werden.
  • Der Einsatz von Personal ist durch Arbeitsverträge und Freistellungen für das Projekt, die von der Geschäftsführung / einer zeichnungsberechtigten Person zu unterzeichnen sind, zu belegen. Wenn sich der Prozentanteil im Laufe des Vorhabens ändert, muss dies durch eine neue Freistellungsbestätigung oder durch eine Vertragsänderung  belegt werden.
  • Beiträge zur Berufsgenossenschaft werden mit der Gemeinkostenpauschale (Alt-Projekte: Verwaltungskostenpauschale) abgegolten und werden nicht als Personalkosten anerkannt.
4.7.2
Nachweis ehrenamtlicher Leistungen und Sachleistungen

Fördervertragsbedingungen 3.6 und 7.15

  • Der Einsatz von ehrenamtlich tätigen Personen muss im Sachbericht erläutert werden.
  • Belegt werden Ehrenamtsstunden durch Stundennachweise mit Beschreibung der Tätigkeit, Namen und Unterschriften der tätigen Personen. Wir bieten Ihnen dazu ein Formular für Ehrenamtsstunden an.
  • Achten Sie darauf, dass nicht mehr als 12 h pro Person pro Tag akzeptiert werden können.
  • Bitte beachten Sie, dass Sie ohne Genehmigung nicht mehr ehrenamtliche Leistungen abrechnen können als in der Planung festgehalten.
  • Sachliche Eigenleistungen können wie folgt belegt werden:
    Privatübernachtungen können über eine Bestätigung des Gastes mittels unseres Formulars Privatübernachtungen nachgewiesen werden.
    Bei Räumen, die für Veranstaltungen kostenfrei zur Verfügung gestellt werden, muss das Stattfinden der Veranstaltung nachgewiesen werden, z.B. über Teilnahmelisten. Die Höhe der ansetzbaren Kosten kann durch einen Vergleichsmietvertrag belegt werden.
4.7.3
Nachweis der Sachkosten
  • Halten Sie unsere Regelung für Auftragsvergaben ein, die Sie unter Durchführung finden.
    Bei Vergaben sind nicht nur die Rechnungen / Verträge und Zahlungsbelege aufzubewahren, sondern auch das Vergabeformular und ggf. Angebote. Auch diese Belege können wir im Rahmen der Prüfung der Verwendungsnachweise ggf. anfordern oder bei einer Vor-Ort Prüfung einsehen.
  • Raumkosten für Arbeitsplätze
    Beachten Sie die Pauschalierung von Arbeitsplatzkosten (siehe Antragstellung).
    Als Belege sind unser Arbeitsplatzkosten-Formular sowie eine Kopie des Mietvertrages für den Projektzeitraum abzulegen, aus dem der Kaltmietpreis sowie die Quadratmeterzahl der Räumlichkeiten hervorgehen.
    Für Alt-Projekte: Die Pauschalierung der Arbeitsplatzkosten ist nicht zwingend, sondern gilt nur, wenn Sie diese im Übergangsangebot angenommen haben.

Fördervertragsbedingungen 3.5

  • Honorare

Richten Sie sich nach unseren Hinweisen für Honorarverträge unter Durchführung.

Fördervertragsbedingungen 7.13

  • Künstlersozialkasse
    Da die Beiträge zur Künstlersozialkasse im Nachhinein abgeführt bzw. Abschlagszahlungen gefordert werden, sind die entsprechenden Bescheide und Zahlungsbelege nicht geeignet für den Nachweis der im Projekt angefallenen Kosten. Diese können mit unserem Formular anhand der Rechnungssumme ermittelt und nachgewiesen werden.
  • Reisekosten
    Die Sätze, die wir für Reisekosten im Projekt anerkennen, finden Sie unter Durchführung. Diese Sätze gelten für Neu-Projekte, Alt-Projekte können noch die zum Vertragszeitpunkt zugrundeliegenden Regelungen nutzen.
    Wir stellen Ihnen ein Reisekostenabrechnungsformular mit den von uns akzeptierten Bedingungen zur Verfügung.
    Wenn Sie eigene Formulare mit anderen, internen Sätzen nutzen, beachten Sie bitte, dass Sie die von uns anerkannten Kosten kenntlich machen, z.B. durch eine zusätzliche Spalte, und nur diese in den Beleglisten aufführen. Die Änderung der von Ihnen erstatteten Kosten zu den von uns anerkannten kann bei einer großen Zahl von Reisekostenabrechnungen durch ein Übersichtsblatt gesammelt errechnet und erläutert werden.
  • Bewirtungen
    Aus den Belegen zum Nachweis von Bewirtungskosten, die Ihnen im Zusammenhang mit Veranstaltungen oder im Rahmen der Begleitung von Projektgästen entstehen, müssen Tag, Ort und Anlass der Bewirtung sowie die bewirteten Personen, bzw. der Personenkreis (ggf. mit Teilnehmerliste) eindeutig hervorgehen. Wir stellen Ihnen als Angebot ein Formular zur Verfügung.
    Achten Sie bitte darauf, dass die erforderlichen Angaben nach Möglichkeit auf den Rechnungen enthalten sind und ergänzen Sie möglicherweise fehlende Angaben durch zusätzliche Erläuterungen in der Belegliste oder durch von Ihnen unterschriebene Einzel-Bestätigungen. Beispielsweise bieten Restaurant-Quittungen in der Regel auf der Rückseite die Möglichkeit, die bewirteten Personen einzutragen.
4.7.4
Gemeinkosten

Gemeinkosten (bei Alt-Projekten Verwaltungskosten) werden pauschal abgerechnet und müssen daher nicht nachgewiesen werden.

4.7.5
Nachweis von Einnahmen
  • Kooperationen und Kofinanzierungen sind bereits bei Antragstellung durch Verträge und Zuwendungsbestätigungen nachgewiesen. Lediglich bei Änderungen sind diese über die entsprechenden Verträge später nachzuweisen.
  • Denken Sie daran, alle weiteren, auch ggf. bei der Antragstellung noch nicht bekannte, Einnahmen auszuweisen.
  • Beachten Sie: Auch für die Einnahmen sind Zahlungsbelege notwendig.

4.8
Wie werden meine Verwendungsnachweise geprüft?

4.8.1
Standardprüfung aller Verwendungsnachweise
  • Bei allen Verwendungsnachweisen werden Sach- und Finanzbericht geprüft. Die zum zahlenmäßigen Nachweis eingereichten Dokumente werden auf Plausibilität und Wirtschaftlichkeit geprüft sowie mit den inhaltlichen Zielen und den finanziellen Planzahlen abgeglichen.
  • Wir behalten uns vor, bei Unklarheiten zusätzliche inhaltliche Erläuterungen und Begründungen sowie – für die finanzielle Rechnungslegung – Belege nachzufordern. 
  • Wir können mit Ihnen vereinbaren, dass eine Verwendungsnachweisprüfung durch eine testierte Erklärung eines/-r Wirtschaftsprüfers/-prüferin ersetzt wird. Setzen Sie sich bitte mit uns in Verbindung, wenn Sie von dieser Möglichkeit Gebrauch machen wollen.

Fördervertragsbedingungen 7.17

4.8.2
Zusätzliche Stichprobenprüfungen und Prüfungen durch den Landesrechnungshof

Fördervertragsbedingungen 7.2

  • Neben der Standardprüfung aller Verwendungsnachweise werden von der Stiftung regelmäßig Projekte (in Form von Stichproben) ausgewählt und einer vertieften Prüfung der Mittelverwendung unterzogen. Dabei erfolgt unter anderem eine Prüfung der Belege, die Sie im Rahmen der Standardprüfung nicht einreichen mussten.
  • Die Stichproben werden nach Zufallsauswahl und/oder mit Prüfschwerpunkten (z.B. für Auftragsvergaben) ermittelt.
  • Diese Prüfung kann bei der Stiftung erfolgen, wir fordern zu diesem Zweck Belege in Kopie von Ihnen an.
  • Alternativ behalten wir uns vor, die Originalbelege bei einem Besuch Ihrer Organisation zu prüfen. In diesem Fall kündigen wir unseren Besuch im Rahmen des Prüfverfahrens an und vereinbaren einen Termin mit Ihnen.
    In der Regel wird bei einer Prüfung vor Ort das gesamte Projekt (inkl. schon abgeschlossener Verwendungsnachweise) geprüft.
  • Zusätzlich kann es auch bei Prüfungen der Stiftung durch das Land Nordrhein-Westfalen zur Prüfung von Einzelprojekten kommen. Diese können auch nach dem Projektabschluss durch die Stiftung bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist für die Belege stattfinden. Auch bei diesen Prüfverfahren können Belegkopien bei ihnen angefordert oder Originalbelege vor Ort eingesehen werden.   
4.8.3
Clearingverfahren

Fördervertragsbedingungen 7.6

Wenn Ihr Projekt kofinanziert ist, behalten wir uns vor, die Prüfung des Projektes mit dem anderen Geldgeber abzustimmen. Dieses Verfahren ist schon im Antragsverfahren mit Ihnen und dem Kofinanzierer geklärt worden. Die Erlaubnis dazu haben Sie uns bei Antragstellung gegeben.

4.9
Welche Auswirkungen hat das Prüfungsergebnis auf weitere/restliche Auszahlungen? In welchen Fällen muss ich Fördergelder zurückzahlen?

4.9.1
Zwischenverwendungsnachweise
  • Aufgrund der Prüfung Ihres eingereichten Zwischenverwendungsnachweises ergeben sich die von uns anerkannten bisherigen Kosten.
  • Diese werden mit Ihren Einnahmen (inkl. der bisher von uns getätigten Zahlungen) verglichen.
  • Sollten die Kosten niedriger sein als die Summe der Auszahlungen, werden – je nach Höhe der Differenz – entweder folgende Zahlungen ausgesetzt oder verschoben. Im Extremfall kann es auch zu einer zwischenzeitlichen Rückforderung von Fördergeldern kommen.
4.9.2
Endverwendungsnachweise
  • Aufgrund der Prüfung Ihres eingereichten Endverwendungsnachweises ergeben sich die von uns anerkannten Gesamtkosten und -einnahmen. Daraus ergibt sich eine rechnerische Fördersumme.
  • In Ihrem Fördervertrag sind bei einer Anteilsfinanzierung die bewilligte maximale Fördersumme sowie der vereinbarte Höchstprozentsatz an den Gesamtkosten festgelegt. Dadurch wird die Förderung gedeckelt.
    Sind die Kosten höher als geplant, ergibt sich durch die gedeckelte Fördersumme ein geringerer Förderprozentsatz.
    Sind die Kosten niedriger als geplant, ergibt sich durch den gedeckelten Förderprozentsatz eine geringere Fördersumme.

Fördervertragsbedingungen 6.2

 

  • Wir prüfen neben dem Einhalten von Fördersumme und –prozentsatz – auch, ob das Projekt  überfinanziert ist (auch bei Projekten mit Festbetragsfinanzierung):
    Die Summe aller Fördermittel und der Einnahmen, Spenden und Sponsoring-Mittel, die sich auf die von uns geförderten Maßnahmen beziehen, darf die Summe der tatsächlich entstandenen förderfähigen Kosten der geförderten Maßnahmen nicht übersteigen. Tritt dieser Fall, etwa aufgrund von nicht vorgesehenen zusätzlichen Förderungen und Einnahmen oder aufgrund von Minderausgaben ein, so wird unser Förderbetrag um den Betrag – ggf. anteilig – gekürzt, der die tatsächlich entstandenen förderfähigen Gesamtkosten übersteigt.

Fördervertragsbedingungen 5.2

  • Nach Abschluss aller Prüfungen wird eine abschließende Fördersumme ermittelt, die Ihnen mitgeteilt wird.
  • Nach Abzug der bisherigen Auszahlungen erfolgt die Zahlung der Restsumme.
  • Sollten Sie mehr Mittel als die abschließende Fördersumme bekommen haben, fordern wir Sie auf, die Differenz zurückzuzahlen.
Print Friendly, PDF & Email