3.1
Welche Beratungsmöglichkeiten gibt es vor einer Antragstellung?

3.2
Wie stelle ich einen Projektantrag?

3.2.1
Wann können Anträge eingereicht werden?

3.2.2
In welcher Form reiche ich die Antragsunterlagen ein?

3.2.3
Wie sollen die Antragsinhalte gegliedert sein?

3.2.4
Wie wird die Zusammenarbeit zwischen Projektpartnern geregelt?

3.2.5
Wie stelle ich die finanzielle Planung insgesamt dar?

3.2.6
Welche Vorgaben gibt es für die Planung der Kosten meines Projektes?

3.2.7
Wie stelle ich die verschiedenen Finanzierungsbausteine meines Projektes dar?

3.3
Was passiert nach der Entscheidung über den Förderantrag?

3.3.1
Was ist bei positiver Förderentscheidung und Vertragsabschluss zu beachten?

3.3.2
Wie werden die Fördergelder ausgezahlt?

3.1
Welche Beratungsmöglichkeiten gibt es vor einer Antragstellung?

Beratungen sind unabhängig von der Prüfung der Antragsberechtigung schon im Vorfeld möglich.

• Beratungsgespräche

Wenn Sie zum ersten Mal einen Förderantrag bei uns stellen möchten oder ein Projekt planen, bei dem Sie unsicher sind, ob es förderfähig ist, können Sie telefonisch oder schriftlich eine Anfrage an uns richten. Beschreiben Sie Ihr Vorhaben möglichst klar mit wenigen Sätzen. Wir beraten Sie gerne, ob bzw. wie Sie für Ihr Vorhaben eine Förderung bei uns beantragen können.

• Antragstellerworkshops

Wir bieten regelmäßig Workshops für Antragsteller/innen an, in denen wir unsere Förderbedingungen erläutern und Sie die Möglichkeit haben, Ihre Fragen mit uns persönlich zu klären.

• Projektskizzen

Antragsteller, die bisher keine Erfahrung mit der Förderung durch die Stiftung haben, möchten wir ermutigen, Ihre Projektidee in einer Projektskizze schriftlich ausführlicher zu erläutern. Diese sollte das Vorhaben auf ein bis drei Seiten beschreiben, es gibt dazu keine Formvorschriften. Auf dieser Grundlage geben wir Ihnen bei Bedarf Hinweise für Änderungen oder Ergänzungen. Unsere Antworten haben Beratungscharakter und sind keine Vorgriffe auf Förderentscheidungen oder belastbare Tendenzaussagen. Eine Förderentscheidung kann erst für einen vollständigen Förderantrag getroffen werden und ist unabhängig von einer vorherigen Skizzenberatung.
Schicken Sie auch Projektskizzen an antrag@sue-nrw.de.

Erfahrene Antragsteller, die mit dem Antragsverfahren der Stiftung vertraut sind, bitten wir, direkt einen Antrag zu stellen.

So können Sie uns für eine Beratung erreichen:

Geschäftsstelle der Stiftung Umwelt und Entwicklung Nordrhein-Westfalen

3.2

Wie stelle ich einen Projektantrag?

Achtung:

Wir haben unser Antragsverfahren umgestellt: Bitte beachten Sie, dass Sie die Unterlagen zur Prüfung der Antragsberechtigung  ab sofort vor der Antragstellung einreichen müssen!

Erst wenn wir Ihnen schriftlich bestätigt haben, dass ihre Organisation antragsberechtigt ist,  können Sie ein Antrag auf Projektförderung stellten, siehe Antragsberechtigung.

Ein Antrag auf Förderung muss eine detaillierte Konzeptbeschreibung und einen Kosten- und Finanzierungsplan für das beantragte Vorhaben enthalten. Ein Antragsformular gibt es bisher nicht, wohl aber eine Gliederungsvorgabe für die geforderten Inhalte.

Bitte schicken Sie uns Ihren Förderantrag an Antrag@sue-nrw.de.

3.2.1
Wann können Anträge eingereicht werden?

NEU:
Um die Planungssicherheit für die Antragsteller zu erhöhen, führt die Stiftung für Projekte über 10.000 Euro Fördersumme feste Antragsfristen ein, kleine Projekte bis 10.000 Euro Förderung können weiterhin laufend eingereicht werden.

Ein Projektantrag kann ab sofort nur von Organisationen gestellt werden, deren Antragsberechtigung die Stiftung bestätigt hat. (siehe  Antragsberechtigung).

Sie müssen ihren Antrag spätestens zum genannten Termin mit allem erforderlichen Unterlagen eingereicht haben, damit er in der jeweiligen Sitzung berücksichtigt werden kann. Sie helfen uns bei der Bearbeitung, wenn sie Ihren Antrag schon vor Fristende stellen.

Berücksichtigen Sie bei der Projektplanung bitte, dass das Projekt erst nach der Förderentscheidung beginnen kann!

• Förderanträge mit einer Fördersumme zwischen 10.000 Euro und 200.000:
  Über diese Anträge entscheidet der Vorstand der Stiftung. 2024 gibt es 4 Sitzungstermine.

• Förderanträge mit einer Förderung von mehr als 100.000 Euro pro Jahr oder einer Gesamtförderung von mehr als 200.000 Euro:
  Diese Anträge werden vom Stiftungsrat entscheiden, der zweimal im Jahr tagt. Da die Anträge zunächst dem Vorstand vorgelegt werden, haben sie eine etwas längere Bearbeitungszeit.

Projekte bis 10.000 Euro Förderung können weiterhin laufend eingereicht werden, dürfen aber ebenfalls erst nach der Förderentscheidung beginnen, bitte berücksichtigen Sie dabei folgende Bearbeitungszeiten:

• Förderanträge mit einer Gesamtförderung zwischen 5.000 Euro und 10.000 Euro:
  Diese müssen mindestens 4 Monate vor Projektbeginn vollständig eingereicht werden.
• Förderanträge mit einer Förderung von bis zu 5.000 Euro und für Projekte im Bereich Organisationsentwicklung:
  Diese müssen mindestens 2 Monate vor Projektbeginn vollständig eingereicht sein.

Während der Prüfungsphase kommen wir auf Sie zu, um gemeinsam mit Ihnen Unklarheiten zu besprechen oder Hinweise auf Verbesserungsmöglichkeiten zu geben. Diese Rücksprache kann sich sowohl auf Inhalte, wie auch die Finanzplanung Ihres Vorhabens beziehen.

Vorzeitiger Projektbeginn
Wenn ein vorzeitiger Projektbeginn (d.h. vor einer Entscheidung über die Bewilligung), notwendig sein sollte, nehmen Sie bitte auf jeden Fall vorab Kontakt mit uns auf. Teilen Sie uns schriftlich mit, warum und wann Sie mit den Projektaktivitäten beginnen müssen (genaues Datum). Wenn möglich, genehmigen wir Ihnen den vorzeitigen Projektbeginn. Bitte beachten Sie, dass sie auch bei einem vorzeitigen Projektbeginn die oben genannten Einreichungsfristen einhalten müssen.
Bitte beachten Sie jedoch:
Mit der Bewilligung des vorzeitigen Projektbeginns ist keinerlei Vorentscheidung über die grundsätzliche Förderung Ihres Projektes durch die Stiftung verbunden. Diese Bewilligung stellt auch keine Tendenzaussage über das wahrscheinliche Ergebnis unserer Förderentscheidung dar. Wenn Sie nach Genehmigung des vorzeitigen Projektbeginns vor der Förderentscheidung mit den Projektarbeiten beginnen, tun Sie dies auf eigenes Risiko. Eine rückwirkende Genehmigung des vorzeitigen Projektbeginns ist nicht möglich.

3.2.2
In welcher Form reiche ich die Antragsunterlagen ein?

• Der Projektantrag sollte von vertretungsberechtigten Personen oder der Projektleitung unterschrieben per Post oder als Scan per E-Mail eingereicht werden.
  Bitte schicken Sie uns Ihren Förderantrag zusätzlich in elektronischer Form in einem MS-Word- kompatiblen Dateiformat.
• Senden Sie uns den Kosten- und Finanzierungsplan (inkl. von einer vertretungsberechtigten Person unterschriebenem Deckblatt) wahlweise per Post oder per Scan.
  Schicken Sie uns bitte den Kosten- und Finanzierungsplan zusätzlich in einem MS-Excel-kompatiblen Dateiformat (z. B. auch OpenOffice-Calc) zu.
• Zur Übersicht haben wir eine Checkliste zur Antragseinreichung für Sie erstellt.

Bitte benutzen Sie für die digitalen Antragsunterlagen diese E-Mail-Adresse:

antrag@sue-nrw.de

3.2.3
Wie sollen die Antragsinhalte gegliedert sein?

Wir wünschen uns ausdrücklich eine Darstellung in Ihrem eigenen, individuellen Stil und mit Ihren jeweiligen Schwerpunkten. Damit wir alle für die Einschätzung notwendigen Informationen erhalten, bitten wir Sie, die folgende Struktur einzuhalten. Wenn Sie zur Finanzierung des Vorhabens weitere Geldgeber mit weitreichenderen strukturellen Vorgaben zur Antragstellung einbeziehen wollen, akzeptieren wir auch deren Struktur des Antragsinhaltes.

• Kopfdaten

• • Name der antragstellenden Organisation
  • Ansprechperson mit Kontaktdaten
  • Antragsdatum 
  • Titel des beantragten Vorhabens

Verwenden Sie eine möglichst griffige und kurze Überschrift, die den Inhalt der Fördermaßnahme auf den Punkt bringt und die in der Öffentlichkeit leicht verstanden wird.

• • Projektzeitraum

Alle Projektaktivitäten müssen innerhalb des angegebenen Projektzeitraums liegen. Grundsätzlich fördert die Stiftung nur Projekte, die noch nicht begonnen haben. Ausnahmen sind bei bestimmten Projekten möglich, bei denen es zwingende fachliche Gründe gibt, mit den Projektaktivitäten schon vor der Förderentscheidung anzufangen. In diesem Fall können Sie bei uns den „vorzeitigen Projektbeginn“ beantragen. 

• • Erklärung zum Subsidiaritätsprinzip

Nach unseren Fördervertragsbedingungen kann unsere Stiftung  nur Maßnahmen fördern, wenn diese nicht aus eigenen Mitteln (inkl. Mitteln von Kooperationspartnern) durchgeführt werden und unsere Förderung für die Durchführung notwendig ist. Dies muss von Ihnen bestätigt werden.

Fördervertragsbedingungen 4.1

• • Erklärung zu weiteren Fördermitteln

Geben Sie eine Erklärung ab, bei welchen Institutionen ein gleichlautender Antrag eingereicht worden ist bzw. dass keine weiteren Mittel bei Dritten beantragt worden sind.
Ihre Zustimmung zum Clearing-Verfahren (Abstimmung mit den anderen Geldgebern) ist notwendig.

Fördervertragsbedingungen 1.4

• • Berechtigung zum Vorsteuerabzug

Geben Sie an, ob für Projektausgaben Vorsteuer vom Finanzamt zurückgefordert wird und, falls ja, in welchem Umfang.

• Kurzbeschreibung des Vorhabens
  Fassen Sie in möglichst einem Absatz die wesentlichen Ziele und Maßnahmen des Projekts zusammen. Sie können auch wichtige Zielgruppen und/oder Methoden benennen.

• Hintergrund
  Erläutern Sie wesentliche Ziele und Arbeitsweisen Ihrer Organisation und beschreiben Sie Ihre Erfahrungen mit dem Projektkontext. Hierbei können auch Hinweise zu relevanten vorausgegangenen Projekten von Bedeutung sein. Bei komplexen Themen bitten wir Sie auch, den inhaltlichen Kontext darzustellen.  

• Ziele und Begründungen
  Beschreiben Sie die Ziele, die Sie in dem beantragten Vorhaben verfolgen, und begründen Sie diese. 

• Zielgruppen – primär und sekundär
  Benennen Sie hier die Personenkreise, die Sie mit den geplanten Aktivitäten unmittelbar erreichen möchten (primäre Zielgruppen). Möglicherweise zielen Ihre Aktivitäten schwerpunktmäßig auf andere Personenkreise ab, die Sie nicht direkt, sondern nur über andere erreichen können (sekundäre Zielgruppen). In diesem Fall geben Sie auch diese, sowie den Weg der Zielgruppenerreichung, an.
  Erläutern Sie, weshalb Sie diese Zielgruppen ausgewählt haben, welche Kontakte Sie bereits zur Zielgruppe haben und wie die Kontaktaufnahme in dem geplanten Projekt organisiert werden soll. 

• Maßnahmen und Aktivitäten
  Beschreiben Sie die konkreten Einzelaktivitäten und gliedern diese zeitlich. Wer macht was wann wo mit wem und warum? Bei größeren Projekten wird es sinnvoll sein, diese zu Maßnahmenpaketen zu bündeln. Es ist wichtig, klar darzustellen, wie die Aktivitäten zur Zielerreichung beitragen. Erläutern und begründen Sie auch die gewählten Methoden, Verfahren und Aktionsformen.

• Geplante Ergebnisse und Wirkungen
  Geben Sie die im Hinblick auf die Aktivitäten zu erwartenden qualitativen und quantitativen Ergebnisse und Wirkungen an. Bitte stellen Sie auch dar, anhand welcher Kriterien bzw. Indikatoren die Realisierung der Ergebnisse und Wirkungen durch Sie und uns überprüft und gemessen werden kann.

Fördervertragsbedingungen 1.3

• Perspektiven und Nachhaltigkeit
  Die Wirkung des Projekts sollte über die Projektdauer hinausgehen. Planen Sie nachhaltige Effekte und stellen Sie uns die längerfristige Perspektive Ihrer Projektarbeit dar. Erläutern Sie, wie die angestrebten Ergebnisse auch nach Ende der Förderung weitergetragen oder verstetigt werden können.

3.2.4
Wie wird die Zusammenarbeit zwischen Projektpartnern geregelt?

• Wenn Sie Partner haben, die mit Ihnen das Projekt gemeinsam in enger Zusammenarbeit durchführen, sollte – nach Rücksprache mit uns – entschieden werden, ob diese Kooperation vertraglich geregelt werden muss. 
• Ein Kooperationspartner muss eigene substantielle Beiträge zum Projektgeschehen leisten. Ein Kooperationsvertrag sollte regeln, welche Leistungen die beiden Kooperationspartner jeweils erbringen und wer für welche Bereiche verantwortlich ist. Fragen Sie uns, wenn Sie unsicher sind, wie die notwendigen vertraglichen Regelungen mit Ihren Partnern gefasst werden müssen. Wir können Ihnen Muster für Kooperationsverträge zur Verfügung stellen.  
• Wir unterscheiden zwischen einer einfachen Kooperation und einem Konsortium. Bei einer einfachen Kooperation bleiben Sie als Projektträger alleiniger Projektverantwortlicher. 
• Dagegen trägt ein Konsortium, das einen Antrag auf Förderung stellt, die Verantwortung gemeinsam. Ein Konsortialvertrag regelt dann die Rechte und Pflichten der Partner bei der Realisierung eines Projekts, das diese gemeinsam tragen und für das Sie uns gegenüber auch als Vertragspartner gemeinsam verantwortlich sind.

3.2.5
Wie stelle ich die finanzielle Planung insgesamt dar?

Wir benötigen eine detaillierte und nachvollziehbare Aufstellung aller geplanten Kosten- und Finanzierungspositionen des Projektes.

Sie können uns die detaillierte Aufstellung in der Art und Weise einreichen, wie Sie sie für Ihre eigene Planung erstellt haben. Die Darstellung muss dabei transparent und für uns nachvollziehbar sein.

Für unsere Antragsbearbeitung benötigen wir zudem die komprimierte Gegenüberstellung von Kosten und Finanzierung in einer bestimmten Form.

Sie haben zwei Möglichkeiten, diese Gegenüberstellung zu erstellen:

1. Als Unterstützung zur Erstellung der Detailplanung bieten wir Ihnen unser Antragstool, eine von uns vorstrukturierte Excel-Datei mit mehreren Tabellenblättern, an. Sie können das Antragstool herunterladen (eine OpenOffice-Version finden Sie unter Formulare).
   Wenn Sie darin bestimmte Daten eingeben, werden viele Felder daraufhin automatisch ausgefüllt. Die Automatismen bieten Vorteile bei notwendigen Anpassungen im Rahmen der Antragstellung oder bei Änderungen im Projektverlauf, da diese weitaus weniger fehleranfällig sind als manuelle Überarbeitungen des Kosten-und Finanzierungsplans.
   Unser Antragstool empfehlen wir besonders für komplexe Kosten- und Finanzierungspläne bei größeren Projekten.
   In der Datei finden Sie auch Hinweise zum Ausfüllen. Falls Sie unser Tool verwenden möchten, aber weitere Hilfe benötigen, helfen wir Ihnen gerne.
2. Für kleinere Projekte mit wenigen Positionen und / oder wenn Sie in der Tabellenkalkulationen wenig Erfahrung haben, empfehlen wir Ihnen unser Formular Kosten-und Finanzierungsplan (Excel-Datei, eine OpenOffice-Version finden Sie unter Formulare).
   Wir bieten Ihnen damit eine Datei an, in der Sie Ihre Kosten und Finanzierungsbausteine in einem Tabellenblatt flexibel eingeben können.
   Bitte weisen Sie dabei Zwischensummen in einer gesonderten Spalte aus, das erleichtert die Arbeit mit der Tabellenkalkulation.
   Die Kostengruppen müssen dann alle von Ihnen in den komprimierten Kosten-und Finanzierungsplan per Verknüpfung übertragen werden.

Die komprimierte Fassung Ihrer Planung hat folgendes Aussehen:

Die Erklärung auf dem Deckblatt des Antragstools oder des Formulars Kosten-und Finanzierungsplans muss von der/den für Ihre Organisation vertretungsberechtigten Person/en unterzeichnet werden.

Geben Sie alle Beträge in vollen Euro an, ggf. runden Sie.

Alle Finanzierungsbeiträge und Einnahmen, die sich auf ein von uns gefördertes Vorhaben beziehen, müssen Sie später im Projektverlauf ordnungsgemäß verbuchen und uns gegenüber nachweisen.

Für die Erstellung des zahlenmäßigen Nachweises stellt die Stiftung nach Vertragsabschluss ein Projektabrechnungstool zur Verfügung, das Sie beim Projektcontrolling und der ordnungsgemäßen Projektbuchhaltung unterstützen soll. (Infos siehe Verwendungsnachweise)

3.2.6
Welche Vorgaben gibt es für die Planung der Kosten meines Projektes?

Prinzipiell können nur Kosten aufgeführt werden, die dem Projekt nachvollziehbar als Einzelkosten direkt zuzuordnen sind. Alle darüber hinaus anfallenden Kosten der Organisation werden über eine Gemeinkostenpauschale berücksichtigt.

Es muss transparent dargestellt werden, dass die Maßnahmen den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit entsprechen.

• Personalkosten

• • Unter diesem Stichpunkt geben Sie die geplanten Arbeitgeber-Bruttokosten der Mitarbeiter/innen an, die am Projekt mitarbeiten. 
  • Wenn diese nur mit einem Teil ihrer Arbeitszeit in das Projekt eingebunden sind, kalkulieren Sie diesen. 
  • Sollten die Arbeitgeber-Bruttokosten nicht genau bekannt sein, können Sie mit einem Aufschlag von 25 % auf das Bruttogehalt kalkulieren. Bedenken Sie mögliche Lohnerhöhungen (z. B. bei Tariferhöhungen) und Sonderentgelte (wie Weihnachtsgeld), die zeitanteilig angesetzt werden können. 
  • Es ist unerheblich, ob die Mitarbeiter/innen fest, befristet oder nur für ein Projekt angestellt sind oder werden. Wenn Sie einen Arbeitsvertrag mit ihnen abschließen, sind es Mitarbeiter/innen.
  • Wichtig: Honorarkosten zählen nicht zu Personalkosten, sondern fallen unter Sachkosten.

• Ehrenamt und Sachleistungen – Fiktive Kosten und fiktiver Eigenbeitrag 

  Fördervertragsbestimmungen 3.6

  Bei diesen beiden Positionen handelt es sich nicht um reale, sondern fiktive Kosten. Das bedeutet, es werden keine Gelder gezahlt, aber Leistungen erbracht. Diese können bewertet und berücksichtigt werden, in jedem Fall sowohl als Kosten als auch als Eigenbeiträge.  Durch fiktive Eigenbeiträge können Sie Ihren finanziellen Beitrag zum Projekt verringern. Bitte beachten Sie, dass bei der Abrechnung die für Ehrenamt und Sachleistungen geplanten Kosten nicht ohne Genehmigung überschritten werden können.

• • Ehrenamtliche Arbeit 

Geplante freiwillige, unentgeltliche Arbeiten können als fiktive Kosten in Höhe von 15 Euro pro geleistete Arbeitsstunde pauschal bewertet und angerechnet werden. Legen Sie uns den Umfang der ehrenamtlichen Arbeiten nachvollziehbar als Aufstellung der Arbeiten und der benötigten Stunden dar.

Wenn Sie Ehrenamtlichen im Rahmen einer Ehrenamtspauschale eine Aufwandsentschädigung zahlen, haben sie zwei Möglichkeiten.
Sie können entweder diese Ausgaben für die Ehrenamtspauschale als Sachkosten ansetzen oder die geleisteten Stunden im Kosten- und Finanzierungsplan wie unbezahlte Stunden unter den fiktiven Kosten voll ansetzen. Das Letzte macht Sinn, wenn Ihre Zahlung geringer ist als die Bewertung der Ehrenamtsleistung im Rahmen unserer Förderung.
Bsp.: Sie zahlen eine Ehrenamtspauschale von 500 Euro als Aufwandsentschädigung. Die im Projekt geleisteten 40 h sind jedoch nach den Sätzen der Stiftung mit 600 Euro zu bewerten. Der Ansatz der Stunden ist somit für Sie günstiger als die Berücksichtigung der tatsächlichen Zahlung.
Die gezahlte Pauschale kann dann natürlich nicht zusätzlich zur Berücksichtigung von fiktiven Kosten als Sachkosten und als finanzielle Eigenleistung aufgeführt werden.

Bitte beachten Sie folgende Abgrenzung:
Wenn Sie Helfer, die möglicherweise in Ihrer Organisation als Ehrenamtler:innen bezeichnet werden, für Ihre Unterstützung (wenn auch mit geringem Entgelt) pro Stunde bezahlen, handelt es sich um Honorarkosten (siehe dort), da es sich nicht mehr um prinzipiell unentgeltliche Leistungen und auch nicht um eine Ehrenamtspauschale handelt. Dies gilt im Besonderen für Übungsleiter:innen.

• • Sachleistungen 

In Einzelfällen können auch eigene Sachleistungen oder solche von Kooperationspartnern als fiktive Kosten eingeplant werden.

Es handelt sich hierbei i.d.R. um Leistungen, wie die private Unterbringung von Veranstaltungsreferenten oder Südgästen, die mit 20 Euro pro Person und Nacht (inkl. Frühstück) bewertet werden können.
Ein anderes Beispiel ist die Zurverfügungstellung von Veranstaltungsräumen, für die sonst Mieteinkünfte erzielt werden könnten.

Wenn Sie solche Sachleistungen einplanen, listen Sie diese bitte für uns auf. Sie müssen die Höhe der in Wert gesetzten Kosten schon bei der Planung nachvollziehbar im Kostenplan darlegen und mit uns eine geeignete Form des Nachweises vereinbaren.

• Sachkosten

Fördervertragsbestimmung 7.9

Unter Sachkosten werden alle realen Kosten, außer Personalkosten, zusammengefasst. Hierbei handelt es sich sowohl um Investitionen als auch um unterschiedlichste Ausgaben für Aktivitäten.

Bei der Untergliederung der Sachkosten akzeptieren wir die von Ihnen gewählte Struktur, soweit diese für uns nachvollziehbar ist. Eine sinnvolle Gliederung kann beispielsweise nach Ihren Aktivitäten erfolgen: z. B. Veranstaltungen (Tagung, Workshop, Seminar), Druckerzeugnisse (Flyer, Broschüre, usw) oder nach der Struktur in Ihrer Buchhaltung. Die Untergliederung der Sachkosten ist später auch die Grundlage für den Aufbau der Beleglisten, daher sollte sie gut überlegt sein. Aus diesem Grund ist die Zahl der Hauptpositionen auch auf 10 begrenzt.

• • Raumkosten für Arbeitsplätze

Fördervertragsbedingungen 3.5

Gemietete Büroräume mit Kaltmiete:
Für diese Kosten gibt es in den Fördervertragsbedingungen eine Pauschalierungsregel:

Sie können pauschal 12 m² Arbeitsplatzfläche für eine Vollzeitstelle in der Kostenkalkulation ansetzen, für eine Teilzeitstelle entsprechend anteilig. Wenn ein/e Mitarbeiter/in z. B. 75 % einer Vollzeitstelle arbeitet, können 75 % angesetzt werden. Dies wird multipliziert mit dem tatsächlich von Ihnen zu zahlenden Kaltmietpreis pro m² pro Monat Projektlaufzeit. Für die Mietnebenkosten wird eine Pauschale von 20 % hinzuaddiert. Wenn Sie das Antragstool nutzen, müssen Sie nur Kaltmiete und Quadratmeter eingeben, Sie können sonst auch schon bei der Planung das Formular zur Abrechnung für die Kalkulation verwenden (zu finden unter Formulare)
Falls Sie einen Coworking-Space nutzen oder einen Mietvertrag haben, der die Zurverfügungstellung von Infrastruktur (Möbel- und IT-Nutzung, Verbrauchsmaterialien oder Reinigung) enthält, oder eigene Immobilien nutzen, gelten gesonderte Abrechnungsmodalitäten, die wir Ihnen gerne erläutern. Nehmen Sie in diesen Fällen mit uns Rücksprache.

• • Honorarkosten / Fremdleistungen

• • • Da wir prüfen müssen, ob die Honorarsätze für bestimmte Leistungen wirtschaftlich zu vertreten sind, bitten wir Sie, die kalkulierten Honorarkosten jeweils separat auszuweisen. Wenn z. B. die Projektleitung oder Projektdurchführung nicht durch Angestellte Ihrer Organisation, sondern auf Honorarbasis erfolgt, geben Sie diese Kosten an. Berücksichtigen Sie auch Honorarkosten für die Moderation von Veranstaltungen oder die Gestaltung von Materialien, die im Rahmen Ihres Vorhabens entstehen.
    • Sie können dies gebündelt in einer Position der Sachkosten machen oder  Honorarkosten unter anderen Sachkostenpositionen als Unterposten darstellen. In jedem Fall ist es wichtig, dass die Kosten gut nachvollziehbar sind und es entsprechend deutlich gemacht wird, wie diese (etwa auf der Grundlage von Tagessätzen) kalkuliert wurden. 
    • Sie müssen über alle von Honorarkräften zu erbringenden Leistungen und die Vergütung einen schriftlichen Vertrag mit den Honorarkräften treffen. (siehe Kapitel Durchführung)
    • Zahlungen für Übungsleiter sind Honorarkosten. Auch für diese Honorare müssen Vereinbarungen getroffen werden.
    • Wenn Sie Abgaben an die Künstlersozialkasse leisten müssen (z. B. bei Aufträgen an selbständige Künstler, Texter, Grafiker oder Webdesigner), können Sie diese als Projektkosten kalkulieren. Informationen zur Abgabepflicht unter: www.kuenstlersozialkasse.de
      Die Künstlersozialabgabe bezieht sich immer auf den Nettobetrag der Rechnungssumme. Der Satz für die Künstlersozialabgabe wird jedes Jahr neu festgesetzt.
  • Reise- und Bewirtungskosten
    Reisekosten und Bewirtungskosten im Rahmen von externen Veranstaltungen können als Sachkosten gefördert werden. Über die Regeln zur förderfähigen Höhe informieren Sie sich im Teil Durchführung.

• • Investitionen
    Bei Investitionen können die gesamten Ausgaben berücksichtigt werden, wenn es sich um spezielle Gegenstände handelt, die für die Umsetzung des Projekts zwingend notwendig sind. Deren Einsatz muss im Antrag begründet werden.
• Fördervertragsbedingungen 7.16

Beachten Sie, dass Gegenstände und Geräte, die zu normaler Büroausstattung gehören (wie Computer), nicht als Projektkosten geltend gemacht werden können, da diese bereits über die Gemeinkostenpauschale finanziert werden.

• Gemeinkosten (pauschal 10 %)
  

Fördervertragsbedingungen 3.4

Aus Gründen der Verwaltungsvereinfachung wird für Gemeinkosten, die nicht unmittelbar einzeln dem Projekt zuzuordnen sind, ein pauschaler Betrag, in der Regel in Höhe von 10 %, der förderfähigen Gesamtkosten, angesetzt. Wenn Sie regelmäßig in Ihrer Organisation einen geringeren Gemeinkostenanteil haben, können wir im Fördervertrag mit Ihnen auch eine niedrigere Pauschale vereinbaren.

Mit der Gemeinkostenpauschale werden die unten aufgelisteten Kosten, die nicht direkt dem Projekt zuzuordnen sind, pauschal erfasst und abgegolten. Diese Kosten können Sie dann nicht mehr zusätzlich bei den Projektkosten geltend machen:

• • Kosten für das Management und für die allgemeine Verwaltung der Organisation
    Beispiele: Übergeordnete Leitung, Steuerung und Qualitätsmanagement, Kontrolle und Organisationskommunikation, etwa durch Geschäftsführungen oder Vorstandsmitglieder, IT-Administration, Sicherheitsbeauftragte, Personalrat, Sekretariat, Personal- und Finanzverwaltung, Buchhaltung, Dokumentation, Versicherungen, einschließlich aller damit möglicherweise verbundener Beratungskosten
  • Allgemeine Raumkosten der Organisation
    Beispiele: Gebäudeversicherung, Gebäudesicherheit, Gebäude-Management, Reinigung, Steuern, Gebühren, Entsorgung
  • Kosten für Anschaffung, Miete und Unterhalt von Büroausstattung und Bürobedarf der Organisation
    Beispiele: Büromöbel, Büro-Kleingeräte, Kopierer, Computer, Drucker, Softwarelizenzen und Verbrauchsmaterialien wie Briefumschläge, Druckerpatronen, Kopien, Stifte, und Papier, Visitenkarten
  • Kosten für Kommunikation und sonstige allgemeine Leistungen der Organisation
    Beispiele: Internet, E-Mail, Telefon, Fax, Briefkorrespondenz und Porto, Sanitätsdienst, Bibliothek, Publikationsdienst, Abonnements, Transporte, Bekleidung
  • Aus- und Fortbildungskosten der Organisation
    Beispiele: Teilnahme an allgemeinen Seminaren und Fortbildungen einschließlich der Reisekosten, Zeitschriften, und Fachliteratur
  • Beiträge, Steuern und Abgaben, Pflichtprüfungskosten der Organisation
    Beispiele: Beiträge an Kammern oder Berufsgenossenschaften, Personalkosten-Umlagen, die jährliche Rechenschaftslegung über die Finanzen, Pflichtprüfungs-, Steuerberatungs- und Anwaltskosten

3.2.7
Wie stelle ich die verschiedenen Finanzierungsbausteine meines Projektes dar?

Fördervertragsbedingungen 4 und 5

Zur Finanzierung Ihres Vorhabens können neben Fördergeldern Eigenbeiträge, Beiträge von Kooperationspartnern, Einnahmen sowie Spenden und Sponsorengelder eingesetzt werden. Grundsätzlich sind Sie darin frei, wie Sie Einnahmen, Spenden und Sponsorengelder aufführen. Wichtig ist jedoch, dass die Darstellung für uns nachvollziehbar ist.

Bei der Finanzierung des Projektes unterscheiden wir vier unterschiedliche Bausteine:

• Eigenbeiträge und Beiträge von Kooperationspartnern

• • Eigene Finanzmittel
    Geben Sie die Mittel an, die Sie als eigenen Finanzierungsbeitrag für das zu fördernde Vorhaben einsetzen werden.

• • Ehrenamtliche Arbeit und Sachleistungen
    Wenn Sie im Kostenplan fiktive Kosten für freiwillige unentgeltliche Arbeiten und/oder in Einzelfällen auch einzubringende Sachleistungen veranschlagt haben, gelten diese auch als Eigenbeiträge und werden in unserem Kosten- und Finanzierungsplan automatisch auch als Finanzierungsbaustein aufgeführt.

• • Beiträge von Kooperationspartnern
    Hier können Sie Finanzmittel von ebenfalls gemeinnützigen Kooperationspartnern ansetzen, mit denen Sie das Projekt gemeinsam in enger und vertraglich geregelter Kooperation durchführen. Ein Kooperationspartner muss dabei eigene substantielle Beiträge zum Projektgeschehen leisten.
    Die Kooperationspartner müssen gemeinnützig sein, da sie als Organisation Fördermittel aus dem Vorhaben erhalten können und die Stiftung nur gemeinnützige Organisationen fördert.

• Einnahmen, Spenden und Sponsorengelder

• • Einnahmen aus Projektaktivitäten
    Prüfen Sie schon bei der Planung, ob mit Projektaktivitäten auch Einnahmen erzielt werden können. Geben Sie die Geldeinnahmen, die Sie im Zusammenhang mit verschiedenen Aktivitäten innerhalb des geförderten Vorhabens erzielen wollen, schon im Projektantrag an. Dies können z. B. sein:

• • • Eintrittsgelder von Veranstaltungen, Konzerten etc.,
    • Verkauf von Materialien, Produkten, Veröffentlichungen etc.,
    • Teilnahmegebühren für Seminare, Workshops o. ä.

• • Spenden und Sponsorengelder
    Geben Sie die Spenden an, die Sie in Bezug auf das geförderte Vorhaben (projektbezogene Spenden) erwarten.
    Wenn Sie Verträge mit Sponsoren im Zusammenhang mit den Aktivitäten des geförderten Vorhabens schließen, geben Sie die erwarteten Sponsorengelder ebenfalls gesondert an.

• Drittmittel (Kofinanzierungen)

Fördervertragsbedingungen 1.4

• • Wenn Sie für das bei uns beantragte Projekt Förderbeiträge bei anderen Förderinstitutionen beantragt oder bewilligt bekommen haben, müssen Sie diese aufführen. Machen Sie bitte für jede Fördereinrichtung einen eigenen Eintrag. Bitte geben Sie den Status dieser Drittmittel (geplant, beantragt, bewilligt) an. Hier finden Sie Hinweise auf andere Förderer.
  • Achtung: Eine Kofinanzierung durch Landesmittel ist ausgeschlossen.
  • Wenn Sie bei mehreren Geldgebern Drittmittel beantragen, müssen die Inhalte und finanziellen Angaben in den Anträgen identisch sein. Soweit eine Übereinstimmung aufgrund der Vorschriften des Dritten nicht möglich ist, erwarten wir, dass sich die Angaben nicht widersprechen.
    Es ist notwendig, dass Sie uns mit der Antragstellung die Erlaubnis erteilen, mit den Kofinanzierern in Kontakt zu treten, um z. B. die Prüfung der Projektabrechnung zu koordinieren.

• Beantragte Fördersumme

• • Wir finanzieren höchstens einen Anteil von 80 % der förderfähigen Kosten und erwarten von Ihnen eine Eigenbeteiligung und/oder eine zusätzliche Förderung Ihres Vorhabens durch Dritte von mindestens 20 % der förderfähigen Kosten.
• Fördervertragsbestimmung 4.3
• • Wichtig: Unser Förderbeitrag wird nachträglich gekürzt, wenn sich in der Projektabrechnung herausstellt, dass Sie mit der geförderten Maßnahme einen ökonomischen Gewinn erzielt haben, d.h. dass Sie für das Projekt mehr Gelder erhalten haben als Ihnen dadurch Kosten entstanden sind.

Fördervertragsbedingungen 5.2

3.3

Was passiert nach der Entscheidung über den Förderantrag?

3.3.1

Was ist bei positiver Förderentscheidung und Vertragsabschluss zu beachten?

• Sofern im Laufe der Prüfung Ihres Antrages wesentliche Änderungen vorgenommen werden, halten Sie diese in einem Dokument als Ergänzung zum Antrag fest.
• Der Fördervertrag kommt zustande, sobald unsere Gremien dem Abschluss des Fördervertrages zustimmen. Wir werden Ihnen die Zustimmung mitteilen und Ihnen den Fördervertrag zur Unterzeichnung zusenden. Ihr Antrag (zusammen mit der Dokumentation der Änderungen) wird Bestandteil des Fördervertrages.

Fördervertragsbedingungen 1.1

• Eine Förderung kann von weiteren Bedingungen abhängig gemacht und mit Auflagen wie z.B. dem Vorlegen von Kooperationsverträgen, verbunden werden. Auszahlungen erfolgen dann ggf. erst nach Erfüllen der Auflagen.

3.3.2
Wie werden die Fördergelder ausgezahlt?

• Wir zahlen erst Fördergelder aus, wenn uns ein von ihnen rechtsgültig unterschriebener Vertrag vorliegt und die im Vertrag vereinbarten Förderauflagen erfüllt sind.
• Bis zum Ende des Projektes zahlen wir 90 % der bewilligten Fördergelder zu den Terminen und in den Teilbeträgen aus, die Sie selber im Auszahlungsplan angeben. Achten Sie dabei auf die Vorgabe, dass von uns ausgezahlte Mittel innerhalb von 2 Monaten von Ihnen ausgegeben werden müssen. Bedenken Sie dabei größere Ausgaben, die aufgrund der Aktivitäten in Ihrem Zeitplan anfallen.

Fördervertragsbedingungen 6.1

• Sie können den Auszahlungsplan durch schriftliche Anforderung (per E-Mail) jederzeit Ihren Erfordernissen anpassen.
• Die Auszahlungen erfolgen jeweils am ersten oder 15. eines jeden Monats.
• Zahlungen nach dem Datum für die Einreichung des Zwischenverwendungsnachweises werden erst nach Eingang des Nachweises freigeschaltet.
• Die letzte Rate der Förderung zahlen wir erst nach Ende des Projektes, wenn der abschließende Bericht von uns geprüft worden ist. 

Übersicht Projektleitfaden