3.1
Welche Beratungsmöglichkeiten gibt es vor einer Antragstellung?

3.2
Wie stelle ich einen Projektantrag?

3.2.1
Was muss ich vor Antragstellung beachten / wissen?

3.2.2
Wann können Anträge eingereicht werden?

3.2.3
In welcher Form reiche ich einen Antrag ein?

3.2.4
Wie ist das Antragsformular aufgebaut?

3.2.5
Was sollte ich bei der Ausarbeitung eines Antrags beachten?

3.2.6
Wie stelle ich die finanzielle Planung insgesamt dar?

3.2.7
Welche Vorgaben gibt es für die Planung der Kosten meines Projektes?

3.2.8
Wie stelle ich die verschiedenen Finanzierungsbausteine meines Projektes dar?

3.3
Was passiert nach der Entscheidung über den Förderantrag?

3.3.1
Was ist bei positiver Förderentscheidung und Vertragsabschluss zu beachten?

3.3.2
Wie werden die Fördergelder ausgezahlt?

3.1
Welche Beratungsmöglichkeiten gibt es vor einer Antragstellung?

Beratungen sind unabhängig von der Prüfung der Antragsberechtigung schon im Vorfeld möglich.

Nähere Informationen zu unserem Beratungsangebot finden Sie unter Förderberatung.

3.2

Wie stelle ich einen Projektantrag?

Ein Antrag auf Förderung muss eine detaillierte Konzeptbeschreibung und einen Kosten- und Finanzierungsplan für das beantragte Vorhaben enthalten.

Achtung: Wir haben unser Antragsverfahren inhaltlich und organisatorisch umgestellt. Wir haben ein neues Antragsformular, das online ausgefüllt und eingereicht wird. In diesem beschreiben Sie Ihr Vorhaben inhaltlich. Der Kosten-und Finanzierungsplan, der sich in der geforderten Form nicht geändert hat, muss im Rahmen des digitalen Antragsformulars mit eingereicht werden.

Bevor Sie mit dem Bearbeiten des Antragsformulars beginnen, beachten Sie bitte die nachfolgenden grundlegenden Hinweise!

3.2.1
Was muss ich vor Antragstellung beachten / wissen?

Prüfung der Antragsberechtigung

Vor der Antragstellung müssen Sie zunächst die Unterlagen zur Prüfung der Antragsberechtigung einreichen!

Erst wenn wir Ihnen schriftlich bestätigt haben, dass ihre Organisation antragsberechtigt ist, können Sie einen Antrag auf Projektförderung stellen, siehe Antragsberechtigung.

Projektzeitraum

Alle Projektaktivitäten müssen innerhalb des angegebenen Projektzeitraums liegen. Grundsätzlich fördert die Stiftung nur Projekte, die noch nicht begonnen haben. Ausnahmen sind bei bestimmten Projekten möglich, bei denen es zwingende fachliche Gründe gibt, mit den Projektaktivitäten schon vor der Förderentscheidung anzufangen. In diesem Fall können Sie bei uns den „vorzeitigen Projektbeginn“ (siehe 3.2.1) beantragen.

Erklärung zum Subsidiaritätsprinzip

Nach unseren Fördervertragsbedingungen kann unsere Stiftung nur Maßnahmen fördern, wenn diese nicht aus eigenen Mitteln (inkl. Mitteln von Kooperationspartnern) durchgeführt werden und unsere Förderung für die Durchführung notwendig ist. Dies muss von Ihnen durch Unterschrift im Deckblatt des Kosten- und Finanzierungsplans bestätigt werden.

Fördervertragsbedingungen 4.1

Erklärung zu weiteren Fördermitteln

Es muss im Rahmen der Antragstellung offengelegt werden, ob und bei welchen Institutionen ein gleichlautender Antrag eingereicht worden ist. Sollte eine Kofinanzierung mit weiteren Förderern geplant sein, geben Sie im Rahmen der Antragstellung Ihre Zustimmung zum Clearing-Verfahren (Abstimmung mit den anderen Geldgebern). Anträge an weitere Förderer müssen der Stiftung vorgelegt werden.

Fördervertragsbedingungen 1.4

Kooperationspartner

Wenn Sie Partner haben, die mit Ihnen das Projekt gemeinsam in enger Zusammenarbeit durchführen, sollte – nach Rücksprache mit uns – entschieden werden, ob diese Kooperation vertraglich geregelt werden muss.

Ein Kooperationspartner muss eigene substantielle Beiträge zum Projektgeschehen leisten. Ein Kooperationsvertrag sollte regeln, welche Leistungen die beiden Kooperationspartner jeweils erbringen und wer für welche Bereiche verantwortlich ist. Fragen Sie uns, wenn Sie unsicher sind, wie die notwendigen vertraglichen Regelungen mit Ihren Partnern gefasst werden müssen.

Wir können Ihnen Muster für Kooperationsverträge zur Verfügung stellen.

3.2.2
Wann können Anträge eingereicht werden?

Voraussetzung:

Ein Projektantrag kann seit August 2023 nur von Organisationen gestellt werden, deren Antragsberechtigung die Stiftung bestätigt hat (siehe  Antragsberechtigung).

Die Einreichungsfrist für Anträge hängt von der beantragten Fördersumme ab, diese bestimmt, in welchem Gremium über die Bewilligung entschieden wird. Die Stiftung hat 3 Größenklassen für die Förderung:

Bis zu 10.000 Euro Fördersumme (einschließlich):

Diese Projektanträge können weiterhin laufend eingereicht werden. Sie müssen mindestens 4 Monate vor Projektbeginn vollständig eingereicht werden.

Größer als 10.000 Euro bis zu 200.000 Euro Gesamtförderung UND bis zu 100.000 Euro Fördersumme pro Jahr

Über diese Anträge entscheidet der Vorstand der Stiftung.
Sie müssen Ihren Antrag spätestens zum unten genannten Termin mit allen erforderlichen Unterlagen eingereicht haben, damit er in der entsprechenden Sitzung berücksichtigt werden kann. Sie helfen uns bei der Bearbeitung, wenn sie Ihren Antrag schon vor Fristende stellen.

Berücksichtigen Sie bei der Projektplanung, dass das Projekt erst nach der Förderentscheidung beginnen kann! (Ausnahme: vorzeitiger Projektbeginn, siehe unten)

Ab einschließlich 200.000 Euro Gesamtförderung ODER ab einschließlich 100.000 Euro Fördersumme pro Jahr

Diese Anträge werden vom Stiftungsrat entschieden, der zwei Mal im Jahr tagt. Da die Anträge zunächst dem Vorstand vorgelegt werden, haben sie eine längere Bearbeitungszeit.

Berücksichtigen Sie bei der Projektplanung, dass das Projekt erst nach der Förderentscheidung beginnen kann! (Ausnahme: vorzeitiger Projektbeginn, siehe unten)

Für Anträge für Projekte im Bereich Organisationsentwicklung gibt es eine Sonderregelung:
Diese können bis zu 2 Monate vor Projektbeginn vollständig eingereicht werden. Hier geht es zu den Förderbedingungen für Organisationsentwicklungsprojekte.

Während der Prüfungsphase kommen wir auf Sie zu, um gemeinsam mit Ihnen Unklarheiten zu besprechen oder Hinweise auf Verbesserungsmöglichkeiten zu geben. Diese Rücksprache kann sich sowohl auf Inhalte als auch die Finanzplanung Ihres Vorhabens beziehen.

Ausnahme: Vorzeitiger Projektbeginn
Wenn in gut begründeten Einzelfällen ein vorzeitiger Projektbeginn (d.h. vor der Entscheidung über die Bewilligung) notwendig sein sollte, nehmen Sie bitte auf jeden Fall vorab Kontakt mit uns auf. Teilen Sie uns schriftlich mit, warum und wann (genaues Datum) Sie mit den Projektaktivitäten beginnen müssen (z. B. bei einer vorliegenden größeren Kofinanzierung oder saisonalen Gründen bei Gartenprojekten). Wenn möglich, genehmigen wir Ihnen den vorzeitigen Projektbeginn. Bitte beachten Sie, dass auch ein vorzeitiger Projektbeginn nicht vor der entsprechenden Einreichungsfrist liegen darf. Eine rückwirkende Genehmigung des vorzeitigen Projektbeginns ist nicht möglich.
Bitte beachten Sie unbedingt:
Wenn Sie nach Genehmigung des vorzeitigen Projektbeginns vor der Förderentscheidung mit den Projektarbeiten beginnen, tun Sie dies auf eigenes Risiko. Mit der Genehmigung ist keinerlei Vorentscheidung über die grundsätzliche Förderung Ihres Projektes durch die Stiftung verbunden. Sie stellt auch keine Tendenzaussage über das wahrscheinliche Ergebnis unserer Förderentscheidung dar. Ein vorzeitiger Projektbeginn eröffnet Ihnen lediglich die Möglichkeit, für später bewilligte Projekte Kosten im Zeitraum vor der Bewilligung abrechnen zu können.

3.2.3
In welcher Form reiche ich einen Antrag ein?

Wir haben ein neues Antragsformular, das ab sofort zur Einreichung eines Antrags bei der Stiftung genutzt werden muss. Es steht online zur Verfügung und kann über folgenden Link erreicht werden:

Zum digitalen Antragsformular

Der Kosten- und Finanzierungsplan zu Ihrem Antrag wird im Formular hochgeladen und zusammen damit eingereicht.

Bevor Sie mit der Ausarbeitung des Antrags beginnen, bitten wir Sie, die folgenden Hinweise durchzulesen. Sie erleichtern Ihnen die Bearbeitung und verbessern Ihre Chancen für eine erfolgreiche Antragstellung.

3.2.4
Wie ist das Antragsformular aufgebaut?

Das Antragsformular folgt einem wirkungsorientierten Aufbau. Grundgedanke ist, dass mit der Durchführung von Projekten bestimmte Wirkungen erzielt werden sollen, die möglichst auch nach Projektende erhalten bleiben oder sich sogar weiter entfalten. Um diesen Schwerpunkt sichtbar zu machen und bereits in der Projektplanung bzw. Antragstellung zu berücksichtigen, orientiert sich die Struktur unseres Formulars an dem Modell der Wirkungstreppe der phineo gAG.

Quelle: Kursbuch Wirkung. Das Praxishandbuch für alle, die Gutes noch besser tun wollen. 6. überarbeitete Auflage, Phineo gemeinnützige AG, Berlin, S. 6.

Die Fragestellungen zum Antrag wurden dem Aufbau der Wirkungstreppe folgend an die inhaltlichen und organisatorischen Erfordernisse des Fördergeschäfts der Stiftung angepasst:

Die einzelnen Stufen zur Durchführung und zur Wirkung des Projekts bieten eine Orientierung, um die vielen Aspekte eines Projektes zu strukturieren und wirkungsorientiert darzustellen.

3.2.5
Was sollte ich bei der Ausarbeitung des Antrags beachten?

Bei den Projekten, die durch unsere Stiftung gefördert werden, sollen Entwicklungen angestoßen werden, die einen Beitrag zur Umsetzung der Agenda 2030 leisten. Diese Wirkungen der Projekte gehen über reine Kennzahlen der Durchführungsebene hinaus (bspw. Anzahl und Reichweite der Veranstaltungen), es sind bestenfalls bleibende Veränderungen in der Zielgruppe und ihrem Umfeld, die mittel- und langfristig zur gesellschaftlichen Transformation beitragen. Voraussetzung für eine hohe Wirksamkeit von Projekten ist eine zielgruppenbezogene, wirkungsorientierte Projektplanung und -durchführung. Von diesem Gedanken ausgehend hat unsere Stiftung den Antragsprozess konsequent wirkungsorientiert neu ausgerichtet. Nachfolgend finden Sie einige Schwerpunkte, die Sie bei der Antragstellung und entsprechend auch bei der Ausarbeitung Ihrer Projektidee berücksichtigen sollten.

Wirkungsorientierte Projektplanung

• Abhängig von Art, Größe und Dauer, aber natürlich auch den Themen und Inhalten des Projekts kann dessen Wirkungsorientierung ganz unterschiedliche Schwerpunkte haben. Durch die Darlegung der individuellen Wirkungslogik Ihres Projekts erhält die Stiftung eine Orientierung hinsichtlich der Projektqualität und der Effizienz unseres Mitteleinsatzes.
• Um zu überlegen, wie die von Ihnen geplanten Aktivitäten und die anvisierten Wirkungen kausal zusammenhängen, kann es helfen, ein sogenanntes „Wirkungsmodell“ zu erstellen. Das an der Wirkungstreppe orientierte Modell macht Wirkungszusammenhänge sichtbar und dient der Veranschaulichung der Ablauf- und Wirkungslogik eines Projekts. Dabei kann man nicht nur erkennen, welche Maßnahmen gut oder weniger gut geeignet sind, um die angestrebten Wirkungen zu erreichen, sondern auch, welche Lücken noch vorhanden sind.
• Wenn Sie sich zur wirkungsorientierten Planung noch ausführlicher informieren wollen, empfehlen wir das Kursbuch Wirkung von Phineo. Wenn Sie ein detailliertes Wirkungsmodell für Ihr Projekt erstellen möchten, stellen wir Ihnen dafür eine Anleitung mit einer entsprechenden Vorlage zur Verfügung. Das Projektkonzept entlang der Wirkungstreppe schafft eine sehr gute Grundlage für einen wirkungsorientierten Antrag.

Nachvollziehbare Beschreibung der geplanten Projektdurchführung

• Der Antrag muss alle notwendigen Informationen zu den geplanten Maßnahmen enthalten. Dazu gehören auch die Beschreibung der Zielgruppen, die Sie im Projekt in den Blick nehmen wollen, sowie Angaben zur Zielgruppenerreichung. Erläutern Sie im Antrag, welche Voraussetzungen oder Rahmenbedingungen der Zielgruppe(-n) für die von Ihnen geplanten Aktivitäten relevant sind und wie eine positive Resonanz erreicht werden soll.
• Die genaue Beschreibung der Maßnahmen liefert die Basis für die Einschätzung, ob sie mit den vorhandenen und beantragten Ressourcen realistisch umsetzbar sind. Eine präzise und realistische Beschreibung der geplanten Maßnahmen und der Zielgruppen verbessert nicht nur Ihre Chancen auf eine Projektförderung, sondern gibt im Nachgang auch Raum für Schlussfolgerungen zum gewünschten Projekterfolg.

Darlegung der Wirkungsziele des Projekts

• Bei den Wirkungszielen geht es darum, welche Veränderungen durch Ihre Projektaktivitäten bei den Zielgruppen und ihrer Lebenssituation bewirkt bzw. welche Entwicklungen angestoßen werden sollen. Die Wirkungsziele in Ihrem Projekt sollten möglichst realistisch und konkret formuliert werden. Dabei geht es bestenfalls um Ziele, deren Erreichung man erfragen oder auch beobachten könnte (z.B. Kenntnis-, Kompetenz-, Motivationsgewinn oder Verhaltensänderungen der Zielgruppen).
• Ein wichtiger Hinweis: Die Chancen auf eine Förderung erhöhen sich nicht durch möglichst hochgesteckte Ziele. Es ist wichtig, dass die Ziele für Sie mit Ihren Ressourcen und Ihrer Infrastruktur machbar und überprüfbar sind. Eine realistische Einschätzung des Wirkungspotentials erhöht die Chancen für eine positive Begutachtung Ihres Antrags.

Kennzahlen, Indikatoren und Wirkungsmessungen

• Im Antragsformular bitten wir Sie bei der Beschreibung der Projektmaßnahmen und bei der Bestimmung der angestrebten Wirkungsziele um die Angabe von Kennzahlen und Indikatoren. Indikatoren sind auf die Wirkungsziele bezogene Messgrößen, anhand derer sich überprüfen lässt, ob und in welchem Umfang die anvisierten Ziele erreicht wurden (z.B. Teilnehmendenzahlen, Anzahl der Veranstaltungen, Anteil des Lernerfolgs unter den Teilnehmenden etc.).
  Auch hier geht es weniger um eine möglichst hohe Anzahl von Wirkungen, hohe Reichweiten oder größtmögliche Erfolge in der Vermittlung von Kenntnissen und Kompetenzen. Aus dem Antrag sollten vielmehr möglichst realistische Überlegungen zur Umsetzung und Wirkung der Aktivitäten hervorgehen. Dies gilt sowohl im Hinblick auf die Anzahl der Personen, die sich beteiligen, als auch in welchem Umfang Veränderungen erreicht werden können.
  Wichtig: Der Projekterfolg wird nicht allein an den Kennzahlen und Indikatoren gemessen. Auch ein Projekt, das die angestrebten Kennzahlen und Indikatorenwerte am Ende nicht erreicht, kann ein erfolgreiches Projekt sein, weil man möglicherweise andere Wirkungen erreicht oder wichtige Erkenntnisse gewonnen hat, die man für zukünftige Projekte nutzen kann.

• Um am Projektende verlässliche Aussagen über die Ergebnisse zu den Kennzahlen und Indikatoren zu ermöglichen, ist es wichtig, sich schon bei der Antragstellung zu überlegen, mit welchen Methoden man die Ergebnisse dokumentieren bzw. die Aktivitäten auswerten will und kann. Hier finden Sie einige weiterführende Links mit konkreten Vorschlägen und Anregungen für Auswertungsmethoden:
  • Über den Skala-Campus, der „Lern- und Austauschplattform für sozial Engagierte“ von Phineo wird eine übersichtliche Sammlung „Datenerhebung im Projektalltag: 5 unaufwändige Methoden“ angeboten.
  • Venro bietet die folgende Zusammenstellung von praxisbewährten Beispielen für Evaluationsmethoden für unterschiedliche Formate und Zielgruppen an.
  • Eine Sammlung von Instrumenten der Aktion Mensch richtet sich an Vorhaben im Bereich der Inklusion ist aber auch auf Projekte in den Bereichen Umwelt und Entwicklung übertragbar.

Fördervertragsbedingungen 1.3

Kompatible Darstellung der Kosten

• Ausgehend von der inhaltlichen Planung des Projekts ist auch eine stimmige Kostenplanung von Bedeutung. Achten Sie darauf, dass die Darstellung der geplanten Ausgaben für personelle Ressourcen und Sachkosten mit den geplanten Maßnahmen kompatibel ist. Aus dem Kostenplan sollten nicht mehr, aber auch nicht weniger Informationen hervorgehen als aus dem inhaltlichen Antrag.
• Wichtiger Hinweis zur Wirkungsorientierung: Finanzielle und personelle Ressourcen zur Wirkungsmessung bzw. der Auswertung der Maßnahmen können eingeplant werden und sind förderfähig.

3.2.6
Wie stelle ich die finanzielle Planung insgesamt dar?

Wir benötigen eine detaillierte und nachvollziehbare Aufstellung aller geplanten Kosten- und Finanzierungspositionen des Projektes.

Sie können uns die detaillierte Aufstellung in der Art und Weise einreichen, wie Sie sie für Ihre eigene Planung erstellt haben. Die Darstellung muss dabei transparent und für uns nachvollziehbar sein.

Für unsere Antragsbearbeitung benötigen wir zudem die komprimierte Gegenüberstellung von Kosten und Finanzierung in einer bestimmten Form.

In unserem digitalen Antragsformular gibt es einen Upload-Bereich, in dem dieser Kosten- und Finanzierungsplan hochgeladen werden muss.

Sie haben zwei Möglichkeiten, diese Gegenüberstellung zu erstellen:

1. Als Unterstützung zur Erstellung der Detailplanung bieten wir Ihnen unser Antragstool, eine von uns vorstrukturierte Excel-Datei mit mehreren Tabellenblättern, an. Sie können das Antragstool herunterladen (eine OpenOffice-Version finden Sie unter Formulare).
   Wenn Sie mit einem Apple-Rechner arbeiten, nutzen Sie bitte nur Excel oder Open Office, nicht das Programm Numbers zum Öffnen der Datei, da unsere Vorlage dafür nicht geeignet ist und Fehler auftreten.
   Wenn Sie im Antragstool bestimmte Daten eingeben, werden viele Felder daraufhin automatisch ausgefüllt. Die Automatismen bieten Vorteile bei notwendigen Anpassungen im Rahmen der Antragstellung oder bei Änderungen im Projektverlauf, da diese weitaus weniger fehleranfällig sind als manuelle Überarbeitungen des Kosten-und Finanzierungsplans.
   Unser Antragstool empfehlen wir besonders für komplexe Kosten- und Finanzierungspläne bei größeren Projekten.
   In der Datei finden Sie auch Hinweise zum Ausfüllen. Falls Sie unser Tool verwenden möchten, aber weitere Hilfe benötigen, helfen wir Ihnen gerne.
2. Für kleinere Projekte mit wenigen Positionen und / oder wenn Sie in der Tabellenkalkulation wenig Erfahrung haben, empfehlen wir Ihnen unser Formular Kosten-und Finanzierungsplan (Excel-Datei, eine OpenOffice-Version finden Sie unter Formulare).
   Wenn Sie mit einem Apple-Rechner arbeiten, nutzen Sie bitte nur Excel oder Open Office, nicht das Programm Numbers zum Öffnen der Datei, da unsere Vorlage dafür nicht geeignet ist und Fehler auftreten.
   Wir bieten Ihnen mit dem Formblatt eine Datei an, in der Sie Ihre Kosten und Finanzierungsbausteine in einem Tabellenblatt flexibel eingeben können.
   Bitte weisen Sie dabei Zwischensummen in einer gesonderten Spalte aus, das erleichtert die Arbeit mit der Tabellenkalkulation.
   Die Kostengruppen müssen dann alle von Ihnen in den komprimierten Kosten-und Finanzierungsplan per Verknüpfung (Formel, bitte keine Zahlen nutzen) übertragen werden.

Die komprimierte Fassung Ihrer Planung hat folgendes Aussehen:

Die Erklärung auf dem Deckblatt des Antragstools oder des Formulars Kosten-und Finanzierungsplans muss von der/den für Ihre Organisation vertretungsberechtigten Person/en unterzeichnet werden. Auch dieses unterzeichnete Deckblatt soll digital eingereicht werden. Nutzen Sie dafür den Uploadbereich im digitalen Antragsformular.

Geben Sie alle Beträge in vollen Euro an, ggf. runden Sie.

Alle Finanzierungsbeiträge und Einnahmen, die sich auf ein von uns gefördertes Vorhaben beziehen, müssen Sie später im Projektverlauf ordnungsgemäß verbuchen und uns gegenüber nachweisen.

Für die Erstellung des zahlenmäßigen Nachweises stellt die Stiftung nach Vertragsabschluss ein Projektabrechnungstool zur Verfügung, das Sie beim Projektcontrolling und der ordnungsgemäßen Projektbuchhaltung unterstützen soll. (Infos siehe Verwendungsnachweise)

3.2.7
Welche Vorgaben gibt es für die Planung der Kosten meines Projektes?

Prinzipiell können nur Kosten aufgeführt werden, die dem Projekt nachvollziehbar als Einzelkosten direkt zuzuordnen sind. Alle darüber hinaus anfallenden Kosten der Organisation werden über eine Gemeinkostenpauschale berücksichtigt.

Es muss transparent dargestellt werden, dass die Maßnahmen den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit entsprechen.

• Personalkosten

• • Unter diesem Stichpunkt geben Sie die geplanten Arbeitgeber-Bruttokosten der Mitarbeiter/innen an, die am Projekt mitarbeiten. 
  • Wenn diese nur mit einem Teil ihrer Arbeitszeit in das Projekt eingebunden sind, kalkulieren Sie diesen. 
  • Sollten die Arbeitgeber-Bruttokosten nicht genau bekannt sein, können Sie mit einem Aufschlag von 25 % auf das Bruttogehalt kalkulieren. Bedenken Sie mögliche Lohnerhöhungen (z. B. bei Tariferhöhungen) und Sonderentgelte (wie Weihnachtsgeld), die zeitanteilig angesetzt werden können. 
  • Es ist unerheblich, ob die Mitarbeiter/innen fest, befristet oder nur für ein Projekt angestellt sind oder werden. Wenn Sie einen Arbeitsvertrag mit ihnen abschließen, sind es Mitarbeiter/innen.
  • Wichtig: Honorarkosten zählen nicht zu Personalkosten, sondern fallen unter Sachkosten.

• Ehrenamt und Sachleistungen – Fiktive Kosten und fiktiver Eigenbeitrag 

  Fördervertragsbestimmungen 3.6

  Bei diesen beiden Positionen handelt es sich nicht um reale, sondern fiktive Kosten. Das bedeutet, es werden keine Gelder gezahlt, aber Leistungen erbracht. Diese können bewertet und berücksichtigt werden, in jedem Fall sowohl als Kosten als auch als Eigenbeiträge.  Durch fiktive Eigenbeiträge können Sie Ihren finanziellen Beitrag zum Projekt verringern. Bitte beachten Sie, dass bei der Abrechnung die für Ehrenamt und Sachleistungen geplanten Kosten nicht ohne Genehmigung überschritten werden können.

• • Ehrenamtliche Arbeit 

Geplante freiwillige, unentgeltliche Arbeiten können als fiktive Kosten in Höhe von 15 Euro pro geleistete Arbeitsstunde pauschal bewertet und angerechnet werden. Legen Sie uns den Umfang der ehrenamtlichen Arbeiten nachvollziehbar als Aufstellung der Arbeiten und der benötigten Stunden dar.

Wenn Sie Ehrenamtlichen im Rahmen einer Ehrenamtspauschale eine Aufwandsentschädigung zahlen, haben sie zwei Möglichkeiten.
Sie können entweder diese Ausgaben für die Ehrenamtspauschale als Sachkosten ansetzen oder die geleisteten Stunden im Kosten- und Finanzierungsplan wie unbezahlte Stunden unter den fiktiven Kosten voll ansetzen. Das Letzte macht Sinn, wenn Ihre Zahlung geringer ist als die Bewertung der Ehrenamtsleistung im Rahmen unserer Förderung.
Bsp.: Sie zahlen eine Ehrenamtspauschale von 500 Euro als Aufwandsentschädigung. Die im Projekt geleisteten 40 h sind jedoch nach den Sätzen der Stiftung mit 600 Euro zu bewerten. Der Ansatz der Stunden ist somit für Sie günstiger als die Berücksichtigung der tatsächlichen Zahlung.
Die gezahlte Pauschale kann dann natürlich nicht zusätzlich zur Berücksichtigung von fiktiven Kosten als Sachkosten und als finanzielle Eigenleistung aufgeführt werden.

Bitte beachten Sie folgende Abgrenzung:
Wenn Sie Helfer, die möglicherweise in Ihrer Organisation als Ehrenamtler:innen bezeichnet werden, für Ihre Unterstützung (wenn auch mit geringem Entgelt) pro Stunde bezahlen, handelt es sich um Honorarkosten (siehe dort), da es sich nicht mehr um prinzipiell unentgeltliche Leistungen und auch nicht um eine Ehrenamtspauschale handelt. Dies gilt im Besonderen für Übungsleiter:innen.

• • Sachleistungen 

In Einzelfällen können auch eigene Sachleistungen oder solche von Kooperationspartnern als fiktive Kosten eingeplant werden.

Es handelt sich hierbei i.d.R. um Leistungen, wie die private Unterbringung von Veranstaltungsreferenten oder Südgästen, die mit 20 Euro pro Person und Nacht (inkl. Frühstück) bewertet werden können.
Ein anderes Beispiel ist die Zurverfügungstellung von Veranstaltungsräumen, für die sonst Mieteinkünfte erzielt werden könnten.

Wenn Sie solche Sachleistungen einplanen, listen Sie diese bitte für uns auf. Sie müssen die Höhe der in Wert gesetzten Kosten schon bei der Planung nachvollziehbar im Kostenplan darlegen und mit uns eine geeignete Form des Nachweises vereinbaren.

• Sachkosten

Fördervertragsbestimmung 7.9

Unter Sachkosten werden alle realen Kosten, außer Personalkosten, zusammengefasst. Hierbei handelt es sich sowohl um Investitionen als auch um unterschiedlichste Ausgaben für Aktivitäten.

Bei der Untergliederung der Sachkosten akzeptieren wir die von Ihnen gewählte Struktur, soweit diese für uns nachvollziehbar ist. Eine sinnvolle Gliederung kann beispielsweise nach Ihren Aktivitäten erfolgen: z. B. Veranstaltungen (Tagung, Workshop, Seminar), Druckerzeugnisse (Flyer, Broschüre, usw) oder nach der Struktur in Ihrer Buchhaltung. Die Untergliederung der Sachkosten ist später auch die Grundlage für den Aufbau der Beleglisten, daher sollte sie gut überlegt sein. Aus diesem Grund ist die Zahl der Hauptpositionen auch auf 10 begrenzt.

• • Raumkosten für Arbeitsplätze

Fördervertragsbedingungen 3.5

Gemietete Büroräume mit Kaltmiete:
Für diese Kosten gibt es in den Fördervertragsbedingungen eine Pauschalierungsregel:

Sie können pauschal 12 m² Arbeitsplatzfläche für eine Vollzeitstelle in der Kostenkalkulation ansetzen, für eine Teilzeitstelle entsprechend anteilig. Wenn ein/e Mitarbeiter/in z. B. 75 % einer Vollzeitstelle arbeitet, können 75 % angesetzt werden. Dies wird multipliziert mit dem tatsächlich von Ihnen zu zahlenden Kaltmietpreis pro m² pro Monat Projektlaufzeit. Für die Mietnebenkosten wird eine Pauschale von 20 % hinzuaddiert. Wenn Sie das Antragstool nutzen, müssen Sie nur Kaltmiete und Quadratmeter eingeben, Sie können sonst auch schon bei der Planung das Formular zur Abrechnung für die Kalkulation verwenden (zu finden unter Formulare)
Falls Sie einen Coworking-Space nutzen oder einen Mietvertrag haben, der die Zurverfügungstellung von Infrastruktur (Möbel- und IT-Nutzung, Verbrauchsmaterialien oder Reinigung) enthält, oder eigene Immobilien nutzen, gelten gesonderte Abrechnungsmodalitäten, die wir Ihnen gerne erläutern. Nehmen Sie in diesen Fällen mit uns Rücksprache.

• • Honorarkosten / Fremdleistungen

• • • Da wir prüfen müssen, ob die Honorarsätze für bestimmte Leistungen wirtschaftlich zu vertreten sind, bitten wir Sie, die kalkulierten Honorarkosten jeweils separat auszuweisen. Wenn z. B. die Projektleitung oder Projektdurchführung nicht durch Angestellte Ihrer Organisation, sondern auf Honorarbasis erfolgt, geben Sie diese Kosten an. Berücksichtigen Sie auch Honorarkosten für die Moderation von Veranstaltungen oder die Gestaltung von Materialien, die im Rahmen Ihres Vorhabens entstehen.
    • Sie können dies gebündelt in einer Position der Sachkosten machen oder  Honorarkosten unter anderen Sachkostenpositionen als Unterposten darstellen. In jedem Fall ist es wichtig, dass die Kosten gut nachvollziehbar sind und es entsprechend deutlich gemacht wird, wie diese (etwa auf der Grundlage von Tagessätzen) kalkuliert wurden. 
    • Sie müssen über alle von Honorarkräften zu erbringenden Leistungen und die Vergütung einen schriftlichen Vertrag mit den Honorarkräften treffen. (siehe Kapitel Durchführung)
    • Zahlungen für Übungsleiter sind Honorarkosten. Auch für diese Honorare müssen Vereinbarungen getroffen werden.
    • Wenn Sie Abgaben an die Künstlersozialkasse leisten müssen (z. B. bei Aufträgen an selbständige Künstler, Texter, Grafiker oder Webdesigner), können Sie diese als Projektkosten kalkulieren. Informationen zur Abgabepflicht unter: www.kuenstlersozialkasse.de
      Die Künstlersozialabgabe bezieht sich immer auf den Nettobetrag der Rechnungssumme. Der Satz für die Künstlersozialabgabe wird jedes Jahr neu festgesetzt.
  • Reise- und Bewirtungskosten
    Reisekosten und Bewirtungskosten im Rahmen von externen Veranstaltungen können als Sachkosten gefördert werden. Über die Regeln zur förderfähigen Höhe informieren Sie sich im Teil Durchführung.

• • Investitionen
    Bei Investitionen können die gesamten Ausgaben berücksichtigt werden, wenn es sich um spezielle Gegenstände handelt, die für die Umsetzung des Projekts zwingend notwendig sind. Deren Einsatz muss im Antrag begründet werden.
• Fördervertragsbedingungen 7.16

Beachten Sie, dass Gegenstände und Geräte, die zu normaler Büroausstattung gehören (wie Computer), nicht als Projektkosten geltend gemacht werden können, da diese bereits über die Gemeinkostenpauschale finanziert werden.

• Gemeinkosten (pauschal 10 %)
  

Fördervertragsbedingungen 3.4

Aus Gründen der Verwaltungsvereinfachung wird für Gemeinkosten, die nicht unmittelbar einzeln dem Projekt zuzuordnen sind, ein pauschaler Betrag, in der Regel in Höhe von 10 %, der förderfähigen Gesamtkosten, angesetzt. Wenn Sie regelmäßig in Ihrer Organisation einen geringeren Gemeinkostenanteil haben, können wir im Fördervertrag mit Ihnen auch eine niedrigere Pauschale vereinbaren.

Mit der Gemeinkostenpauschale werden die unten aufgelisteten Kosten, die nicht direkt dem Projekt zuzuordnen sind, pauschal erfasst und abgegolten. Diese Kosten können Sie dann nicht mehr zusätzlich bei den Projektkosten geltend machen:

• • Kosten für das Management und für die allgemeine Verwaltung der Organisation
    Beispiele: Übergeordnete Leitung, Steuerung und Qualitätsmanagement, Kontrolle und Organisationskommunikation, etwa durch Geschäftsführungen oder Vorstandsmitglieder, IT-Administration, Sicherheitsbeauftragte, Personalrat, Sekretariat, Personal- und Finanzverwaltung, Buchhaltung, Dokumentation, Versicherungen, einschließlich aller damit möglicherweise verbundener Beratungskosten
  • Allgemeine Raumkosten der Organisation
    Beispiele: Gebäudeversicherung, Gebäudesicherheit, Gebäude-Management, Reinigung, Steuern, Gebühren, Entsorgung
  • Kosten für Anschaffung, Miete und Unterhalt von Büroausstattung und Bürobedarf der Organisation
    Beispiele: Büromöbel, Büro-Kleingeräte, Kopierer, Computer, Drucker, Softwarelizenzen und Verbrauchsmaterialien wie Briefumschläge, Druckerpatronen, Kopien, Stifte, und Papier, Visitenkarten
  • Kosten für Kommunikation und sonstige allgemeine Leistungen der Organisation
    Beispiele: Internet, E-Mail, Telefon, Fax, Briefkorrespondenz und Porto, Sanitätsdienst, Bibliothek, Publikationsdienst, Abonnements, Transporte, Bekleidung
  • Aus- und Fortbildungskosten der Organisation
    Beispiele: Teilnahme an allgemeinen Seminaren und Fortbildungen einschließlich der Reisekosten, Zeitschriften, und Fachliteratur
  • Beiträge, Steuern und Abgaben, Pflichtprüfungskosten der Organisation
    Beispiele: Beiträge an Kammern oder Berufsgenossenschaften, Personalkosten-Umlagen, die jährliche Rechenschaftslegung über die Finanzen, Pflichtprüfungs-, Steuerberatungs- und Anwaltskosten

3.2.8
Wie stelle ich die verschiedenen Finanzierungsbausteine meines Projektes dar?

Fördervertragsbedingungen 4 und 5

Zur Finanzierung Ihres Vorhabens können neben Fördergeldern Eigenbeiträge, Beiträge von Kooperationspartnern, Einnahmen sowie Spenden und Sponsorengelder eingesetzt werden. Grundsätzlich sind Sie darin frei, wie Sie Einnahmen, Spenden und Sponsorengelder aufführen. Wichtig ist jedoch, dass die Darstellung für uns nachvollziehbar ist.

Bei der Finanzierung des Projektes unterscheiden wir vier unterschiedliche Bausteine:

• Eigenbeiträge und Beiträge von Kooperationspartnern

• • Eigene Finanzmittel
    Geben Sie die Mittel an, die Sie als eigenen Finanzierungsbeitrag für das zu fördernde Vorhaben einsetzen werden.

• • Ehrenamtliche Arbeit und Sachleistungen
    Wenn Sie im Kostenplan fiktive Kosten für freiwillige unentgeltliche Arbeiten und/oder in Einzelfällen auch einzubringende Sachleistungen veranschlagt haben, gelten diese auch als Eigenbeiträge und werden in unserem Kosten- und Finanzierungsplan automatisch auch als Finanzierungsbaustein aufgeführt.

• • Beiträge von Kooperationspartnern
    Hier können Sie Finanzmittel von ebenfalls gemeinnützigen Kooperationspartnern ansetzen, mit denen Sie das Projekt gemeinsam in enger und vertraglich geregelter Kooperation durchführen. Ein Kooperationspartner muss dabei eigene substantielle Beiträge zum Projektgeschehen leisten.
    Die Kooperationspartner müssen gemeinnützig sein, da sie als Organisation Fördermittel aus dem Vorhaben erhalten können und die Stiftung nur gemeinnützige Organisationen fördert.

• Einnahmen, Spenden und Sponsorengelder

• • Einnahmen aus Projektaktivitäten
    Prüfen Sie schon bei der Planung, ob mit Projektaktivitäten auch Einnahmen erzielt werden können. Geben Sie die Geldeinnahmen, die Sie im Zusammenhang mit verschiedenen Aktivitäten innerhalb des geförderten Vorhabens erzielen wollen, schon im Projektantrag an. Dies können z. B. sein:

• • • Eintrittsgelder von Veranstaltungen, Konzerten etc.,
    • Verkauf von Materialien, Produkten, Veröffentlichungen etc.,
    • Teilnahmegebühren für Seminare, Workshops o. ä.

• • Spenden und Sponsorengelder
    Geben Sie die Spenden an, die Sie in Bezug auf das geförderte Vorhaben (projektbezogene Spenden) erwarten.
    Wenn Sie Verträge mit Sponsoren im Zusammenhang mit den Aktivitäten des geförderten Vorhabens schließen, geben Sie die erwarteten Sponsorengelder ebenfalls gesondert an.

• Drittmittel (Kofinanzierungen)

Fördervertragsbedingungen 1.4

• • Wenn Sie für das bei uns beantragte Projekt Förderbeiträge bei anderen Förderinstitutionen beantragt oder bewilligt bekommen haben, müssen Sie diese aufführen. Machen Sie bitte für jede Fördereinrichtung einen eigenen Eintrag. Bitte geben Sie den Status dieser Drittmittel (geplant, beantragt, bewilligt) an. Hier finden Sie Hinweise auf andere Förderer.
  • Achtung: Eine Kofinanzierung durch Landesmittel ist ausgeschlossen.
  • Wenn Sie bei mehreren Geldgebern Drittmittel beantragen, müssen die Inhalte und finanziellen Angaben in den Anträgen identisch sein. Soweit eine Übereinstimmung aufgrund der Vorschriften des Dritten nicht möglich ist, erwarten wir, dass sich die Angaben nicht widersprechen.
    Es ist notwendig, dass Sie uns mit der Antragstellung die Erlaubnis erteilen, mit den Kofinanzierern in Kontakt zu treten, um z. B. die Prüfung der Projektabrechnung zu koordinieren.

• Beantragte Fördersumme

• • Wir finanzieren höchstens einen Anteil von 80 % der förderfähigen Kosten und erwarten von Ihnen eine Eigenbeteiligung und/oder eine zusätzliche Förderung Ihres Vorhabens durch Dritte von mindestens 20 % der förderfähigen Kosten.
• Fördervertragsbestimmung 4.3
• • Wichtig: Unser Förderbeitrag wird nachträglich gekürzt, wenn sich in der Projektabrechnung herausstellt, dass Sie mit der geförderten Maßnahme einen ökonomischen Gewinn erzielt haben, d.h. dass Sie für das Projekt mehr Gelder erhalten haben als Ihnen dadurch Kosten entstanden sind.

Fördervertragsbedingungen 5.2

3.3

Was passiert nach der Entscheidung über den Förderantrag?

3.3.1

Was ist bei positiver Förderentscheidung und Vertragsabschluss zu beachten?

• Sofern im Laufe der Prüfung Ihres Antrages wesentliche Änderungen vorgenommen werden, halten Sie diese in einem Dokument als Ergänzung zum Antrag fest.
• Der Fördervertrag kommt zustande, sobald unsere Gremien dem Abschluss des Fördervertrages zustimmen. Wir werden Ihnen die Zustimmung mitteilen und Ihnen den Fördervertrag zur Unterzeichnung zusenden. Ihr Antrag (zusammen mit der Dokumentation der Änderungen) wird Bestandteil des Fördervertrages.

Fördervertragsbedingungen 1.1

• Eine Förderung kann von weiteren Bedingungen abhängig gemacht und mit Auflagen wie z.B. dem Vorlegen von Kooperationsverträgen, verbunden werden. Auszahlungen erfolgen dann ggf. erst nach Erfüllen der Auflagen.

3.3.2
Wie werden die Fördergelder ausgezahlt?

• Wir zahlen erst Fördergelder aus, wenn uns ein von ihnen rechtsgültig unterschriebener Vertrag vorliegt und die im Vertrag vereinbarten Förderauflagen erfüllt sind.
• Bis zum Ende des Projektes zahlen wir 90 % der bewilligten Fördergelder zu den Terminen und in den Teilbeträgen aus, die Sie selber im Auszahlungsplan angeben. Achten Sie dabei auf die Vorgabe, dass von uns ausgezahlte Mittel innerhalb von 2 Monaten von Ihnen ausgegeben werden müssen. Bedenken Sie dabei größere Ausgaben, die aufgrund der Aktivitäten in Ihrem Zeitplan anfallen.

Fördervertragsbedingungen 6.1

• Sie können den Auszahlungsplan durch schriftliche Anforderung (per E-Mail) jederzeit Ihren Erfordernissen anpassen.
• Die Auszahlungen erfolgen jeweils am ersten oder 15. eines jeden Monats.
• Zahlungen nach dem Datum für die Einreichung des Zwischenverwendungsnachweises werden erst nach Eingang des Nachweises freigeschaltet.
• Die letzte Rate der Förderung zahlen wir erst nach Ende des Projektes, wenn der abschließende Bericht von uns geprüft worden ist. 

Übersicht Projektleitfaden